Mahnungen

Bleibt eine Rechnung nach ihrer Fälligkeit offen, mahnt ZepDesk in drei Stufen. Jede Mahnung entsteht als Entwurf; hinaus geht sie erst, wenn Sie sie verschicken. Mahnungen anlegen, verschicken und stornieren dürfen die Rollen Buchhaltung und Verwaltung.

Die Stufen

Die Tage sind fest und lassen sich nicht einstellen. Jede Mahnung setzt eine neue Zahlungsfrist von sieben Tagen. Die nächste Stufe entsteht erst, wenn die vorige verschickt und ihre Frist abgelaufen ist. Eine Stufe zu überspringen oder denselben Posten zweimal am selben Tag zu mahnen, lässt ZepDesk nicht zu.

Ist ein Posten 60 Tage oder länger überfällig und hat er die dritte Stufe hinter sich, setzt der Mahnlauf ihn auf den Status Inkasso. Danach mahnt ZepDesk ihn nicht weiter. Eine Übergabe an ein Inkassobüro oder einen Export dafür gibt es nicht; die Unterlagen geben Sie selbst weiter.

Gebühren, Pauschale und Zinsen

• Gebühren: die Vorgaben aus der Tabelle. Eine Maske, um Gebühren oder Mahntexte je Firma zu ändern, gibt es noch nicht. Die E-Mail-Vorlage für Mahnungen stellen Sie unter E-Mail-Versand ein.
• Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB: Steht beim Kunden eine USt-IdNr, setzt die erste Stufe 40 € an. Sie wird auf die Gebühr angerechnet: es gilt der höhere der beiden Beträge, nicht ihre Summe.
• Verzugszinsen: tagesgenau auf die offene Forderung; Gebühren tragen keine Zinsen. Der Satz ist der Basiszinssatz plus neun Prozentpunkte, wenn beim Kunden eine USt-IdNr steht, sonst plus fünf (§ 288 BGB). Jede Mahnung rechnet nur die Tage seit der vorigen. Der Basiszinssatz steht am Firmenstamm; ZepDesk zieht ihn heute nicht selbst nach.

Der Mahnlauf

Jeden Montag legt ZepDesk für alle fälligen Posten die Mahnungen als Entwurf an, eine je Kunde und Stufe: Hat ein Kunde mehrere Rechnungen in derselben Stufe, stehen sie auf einer Mahnung. Unter Mahnungen starten Sie den Lauf auch von Hand mit Mahnlauf manuell. Eine einzelne Mahnung legen Sie unter Offene Posten am jeweiligen Posten an.

Teilzahlungen laufen mit: Die Mahnung führt nur die Restforderung.

Verschicken

Öffnen Sie den Entwurf, prüfen Sie Betrag, Gebühr und Zinsen und verschicken Sie die Mahnung per E-Mail; das PDF hängt an. Mit dem Versand ist das PDF eingefroren. Eine verschickte Mahnung lässt sich noch einmal senden, etwa an eine berichtigte Adresse.

Mahnsperre

Soll ein Kunde nicht gemahnt werden, setzen Sie in seinen Stammdaten die Mahnsperre und halten den Grund daneben fest. Der Mahnlauf lässt ihn dann aus, und seine offenen Posten bleiben, wie sie sind. Eine Sperre für eine einzelne Rechnung gibt es nicht.

Storno statt Löschen

Einen Entwurf können Sie löschen. Eine verschickte Mahnung bleibt erhalten, denn sie ist ein Geschäftsbrief (§ 257 HGB). Ist sie zu Unrecht hinausgegangen, markieren Sie sie in der Liste der Mahnungen und stornieren sie mit Grund. Eine stornierte Mahnung zählt nicht als Vorstufe und wird nicht mehr verschickt.

Wie Angebot, Rechnung und Mahnung zusammenhängen, steht auf der Seite Rechnungen und Mahnwesen.