Mahnungen
Bleibt eine Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum offen, können Sie in ZepDesk eine Mahnung erstellen. Mahnungen sind ein eigener Belegtyp und werden lückenlos nummeriert.
Status einer Mahnung
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Wird gerade bearbeitet, noch nicht versendet. Kann gelöscht werden. |
| Versendet | An den Kunden versendet. Kann nicht mehr gelöscht oder inhaltlich geändert werden. |
| Bezahlt | Offene Forderung wurde durch eine zugeordnete Banktransaktion ausgeglichen. |
| Inkasso | An ein Inkassobüro übergeben. |
| Storniert | Mit Storno-Begründung ungültig gemacht (siehe unten). |
Mahnstufen
ZepDesk unterstützt einen mehrstufigen Mahnlauf, typischerweise:
- Zahlungserinnerung: freundlicher Hinweis, in der Regel ohne Mahngebühr
- 1. Mahnung: mit Mahngebühr und Verzugszinsen
- 2. Mahnung: letzte Aufforderung vor Inkasso
- Inkasso: Übergabe an Inkassodienstleister oder Rechtsanwalt
Die zugehörigen Texte, Mahngebühren und Fristen können Sie unter Einstellungen → Mahnwesen je Stufe konfigurieren.
Mahnung erstellen
- Öffnen Sie die offene Rechnung oder navigieren Sie zu Verkauf → Mahnungen → Neu.
- ZepDesk schlägt die nächste Mahnstufe automatisch vor.
- Mahngebühr und Verzugszinsen werden anhand der Vorlage berechnet.
- In der rechten Spalte sehen Sie die Live-Preview des Mahnschreibens.
- Per E-Mail senden oder PDF herunterladen zum postalischen Versand.
Storno statt Löschen
Eine versendete Mahnung darf nach § 257 HGB nicht mehr gelöscht werden, weil sie ein Geschäftsbrief ist. Wurde eine Mahnung fälschlich verschickt (z. B. weil die Zahlung übersehen wurde), öffnen Sie die Mahnung und klicken auf Stornieren. Sie geben dabei eine Storno-Begründung an, die im Audit-Trail mitprotokolliert wird.
Der Status wechselt auf Storniert; das ursprüngliche PDF bleibt einsehbar, ist aber sichtbar als ungültig gekennzeichnet.
Verbindung zur Rechnung
Jede Mahnung referenziert genau eine Rechnung. Beim Bezahltsetzen der Rechnung werden alle zugehörigen Mahnungen automatisch in den Status Bezahlt überführt.
Siehe auch GoBD-Compliance zum Hintergrund der Storno-Pflicht.