Häufig gestellte Fragen (FAQ)

ZepDesk ist eine cloudbasierte ERP- und Buchhaltungslösung für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen in Deutschland. Die Software umfasst Rechnungsstellung, Angebotsverwaltung, Belegerfassung, Banktransaktionen, EÜR-Reporting und Umsatzsteuer-Voranmeldung. Jeder Kunde erhält eine eigene Subdomain (z. B. ihre-firma.zepdesk.de).

ZepDesk richtet sich an:

• Freiberufler und Selbstständige
• Kleinunternehmer nach §19 UStG
• Kleine Unternehmen mit EÜR
• Eingetragene Vereine (e. V.) und Stiftungen inkl. 4-Sphären-Buchhaltung nach § 64 AO
• Bilanzierungspflichtige Kapitalgesellschaften (UG, GmbH) inkl. Jahresabschluss nach HGB und E-Bilanz
• Unternehmen, die Rechnungen an den öffentlichen Sektor oder im B2B-Bereich stellen (XRechnung 3.0 / ZUGFeRD)

ZepDesk unterstützt alle aktuellen Browser:

• Google Chrome (empfohlen)
• Mozilla Firefox
• Apple Safari
• Microsoft Edge

Wir empfehlen, immer die neueste Version Ihres Browsers zu verwenden. Internet Explorer wird nicht unterstützt.

ZepDesk ist als moderne Webanwendung (Progressive Web App) konzipiert und funktioniert auf Smartphones und Tablets im Browser. Eine native App für iOS oder Android gibt es derzeit nicht.

Sie können ZepDesk auf Ihrem Smartphone als Web-App zum Homescreen hinzufügen, um ein app-ähnliches Erlebnis zu erhalten.

Alle Daten werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Falkenstein (Deutschland) gespeichert. Die Rechenzentren sind ISO 27001 zertifiziert. Belegerkennung und Diktat verarbeitet die Scaleway SAS in Paris (Frankreich). Welche Dienste außerhalb Deutschlands sonst beteiligt sind, etwa der Anmeldeschutz von Cloudflare oder ein KI-Anbieter Ihrer Wahl, nennt die Datenschutzerklärung.

Wir akzeptieren folgende Zahlungsmethoden über unseren Zahlungsdienstleister Mollie:

• Kreditkarte (Visa, Mastercard)
• SEPA-Lastschrift
• PayPal

Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich, je nach gewähltem Tarif.

Ja, Sie können Ihren Tarif jederzeit zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums kündigen. Navigieren Sie zu Einstellungen → Abo und klicken Sie auf Kündigen.

Nach der Kündigung haben Sie weiterhin Zugriff auf Ihre Daten bis zum Ende des bezahlten Zeitraums. Anschließend wird Ihr Zugang deaktiviert. Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren, bevor der Zugang endet.

Ja, Tarifwechsel sind jederzeit möglich, unter Mein Konto, Mein Abo.

• Upgrade: Wird sofort aktiv. Der anteilige Betrag wird mit der nächsten Rechnung verrechnet.
• Downgrade: Wird ebenfalls sofort aktiv. Die anteilige Gutschrift für den Rest der Abrechnungsperiode steht auf der nächsten Rechnung.

Ihre Abo-Rechnungen finden Sie unter Einstellungen → Abo → Rechnungsverlauf. Dort können Sie alle Rechnungen als PDF herunterladen.

Bei einer fehlgeschlagenen Zahlung versuchen wir die Abbuchung automatisch erneut. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit Hinweisen zur Aktualisierung Ihrer Zahlungsdaten.

Nach drei fehlgeschlagenen Versuchen wird Ihr Zugang vorübergehend gesperrt. Ihre Daten bleiben erhalten. Sobald die Zahlung erfolgreich ist, wird der Zugang wieder freigeschaltet.

Ja. ZepDesk erfüllt die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD):

• Unveränderbarkeit finalisierter Dokumente
• Lückenlose Rechnungsnummernvergabe
• Nachvollziehbare Stornierungen mit Referenz zum Originaldokument
• Revisionssichere Archivierung aller Belege
• Verfahrensdokumentation auf Anfrage

Ja. ZepDesk unterstützt den Export im DATEV EXTF-Format (v7.0). Sie können Buchungsstapel, Debitoren- und Kreditorenstammdaten exportieren und an Ihren Steuerberater übergeben. Details finden Sie unter DATEV-Export.

Ja. ZepDesk unterstützt sowohl EÜR (§ 4 Abs. 3 EStG) als auch doppelte Buchführung nach HGB mit Buchungsjournal, Buchungszeilen und Sachkonten. Für bilanzierende Unternehmen stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:

• Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
• Anhang nach §§ 284 bis 288 HGB
• Lagebericht nach § 289 HGB
• Cashflow- und Eigenkapitalspiegel
• E-Bilanz-Übermittlung an ELSTER

Die Wahl zwischen EÜR und Bilanzierung erfolgt in den Firmeneinstellungen je nach Firmentyp und steuerlichen Schwellenwerten.

Stand heute nicht. ZepDesk erstellt die Meldungen aus Ihren Buchungen, Sie oder Ihre Kanzlei prüfen sie und tragen die Werte in Mein ELSTER ein. Ein ELSTER-Zertifikat hinterlegen Sie in ZepDesk nicht. Die Übermittlung von Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassender Meldung und Lohnsteuer-Anmeldung in Ihrem Auftrag ist in Vorbereitung. Mehr unter ELSTER und Übermittlung.

ZepDesk implementiert einen GoBD-Periodenabschluss-Lock nach § 146 AO. Nach Abschluss eines Buchungszeitraums werden:

• Sämtliche Buchungen über eine Hash-Chain (audit_chain_anchor) verankert
• Generierte PDFs (Auswertungen, Jahresabschluss) eingefroren („PDF-Freeze")
• Spätere Änderungen nur noch über revisionssichere Stornobuchungen mit Referenz zur Originalbuchung möglich

So bleibt die Nachvollziehbarkeit auch bei späteren Korrekturen lückenlos.

Ja. ZepDesk unterstützt die Verwaltung mehrerer Unternehmen in einem einzigen Account. Jede Firma hat:

• Eigene Stammdaten und Bankverbindung
• Eigenen Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04)
• Eigene Rechnungsnummernkreise
• Eigene Kunden und Belege
• Getrennte Buchhaltung und Steuerberichte

Sie wechseln zwischen Firmen über den Firmenselektor im Dashboard.

ZepDesk unterstützt die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG vollständig. Nach der Aktivierung in den Firmeneinstellungen:

• Wird auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen
• Wird der Hinweis auf §19 UStG automatisch ergänzt
• Wird die UStVA deaktiviert
• Entfällt der Vorsteuerabzug

Details finden Sie unter Kleinunternehmerregelung.

ZepDesk läuft und speichert bei der Hetzner Online GmbH in Falkenstein (Deutschland). Die Rechenzentren sind ISO 27001 zertifiziert. Belegerkennung und Diktat verarbeitet die Scaleway SAS in einem Rechenzentrum in Paris (Frankreich).

Ja, bei der Übertragung: Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt (HTTPS). Zugangsdaten zu Drittdiensten, etwa zu Ihrer Bank oder Ihrem Postfach, liegen verschlüsselt in Ihrer Instanz. Gesichert wird täglich in den Objektspeicher in Falkenstein.

Ja. Sie können die Zwei-Faktor-Authentifizierung unter Einstellungen → Sicherheit → 2FA aktivieren. ZepDesk unterstützt zeitbasierte Einmal-Passwörter (TOTP) mit Authentifizierungs-Apps wie Google Authenticator, Authy oder Microsoft Authenticator.

Wir empfehlen dringend, 2FA für alle Benutzer zu aktivieren.

Ja. ZepDesk erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Speicherung in Deutschland, Belegerkennung und Diktat in Frankreich (EU)
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verfügbar
• Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung
• Datenschutzbeauftragter benannt
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Den Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie unter Einstellungen → Datenschutz einsehen und herunterladen.

Ja. Sie können jederzeit einen vollständigen Datenexport anfordern. Navigieren Sie zu Einstellungen → Datenschutz → Datenexport. Der Export enthält:

• Alle Rechnungen und Angebote (PDF + Daten)
• Alle Belege und Dokumente
• Kundenstammdaten
• Banktransaktionen
• Buchhaltungsdaten

Der Export wird als ZIP-Datei bereitgestellt und kann innerhalb von 48 Stunden heruntergeladen werden.

Ja. ZepDesk bietet eine REST-API für die Integration mit externen Systemen. Die API ermöglicht unter anderem:

• Kunden anlegen und abrufen
• Rechnungen erstellen und versenden
• Angebote verwalten
• Banktransaktionen importieren
• Steuerberichte abrufen

Die API-Dokumentation finden Sie unter ihre-firma.zepdesk.de/api/docs. Zur Authentifizierung verwenden Sie API-Schlüssel, die Sie unter Einstellungen → API erstellen können.

Beispiel zum Abrufen der Kundenliste:

curl -H "Authorization: Token api_key:api_secret" \
  https://ihre-firma.zepdesk.de/api/v1/customers

Nein. Sie erhalten eine Subdomain unter zepdesk.de (z. B. ihre-firma.zepdesk.de) mit automatischem Zertifikat. Eine eigene Domain lässt sich derzeit nicht einrichten.

Ja. Die Verwaltung legt Webhooks selbst an, unter Hilfe & Glossar, Schnittstelle, Ansicht Webhooks. Ein Webhook meldet Ereignisse wie eine erstellte oder bezahlte Rechnung, einen erfassten oder gebuchten Beleg, eine versendete Mahnung, einen Zahlungseingang, einen neuen oder geänderten Kunden oder ein angenommenes Angebot an eine https-Adresse Ihrer Wahl, signiert mit HMAC-SHA256. So binden Sie auch Make und Zapier an.

Ereignisse, Nutzlast, Signatur und Wiederholungen stehen im Kapitel Webhooks.

Ja. ZepDesk bietet Import-Funktionen für:

Für den Import von Kundenstammdaten und Artikeln navigieren Sie zu Einstellungen → Datenimport. Dort können Sie eine CSV-Vorlage herunterladen, ausfüllen und hochladen.

Tipp

Nutzen Sie die bereitgestellte CSV-Vorlage, um sicherzustellen, dass alle Spalten korrekt zugeordnet werden.