Gesellschafterversammlung & Organe
Verwalten Sie Gesellschafter, Anteilsbewegungen, Organe und Versammlungs-Protokolle Ihrer Kapitalgesellschaft in einem zentralen Hub.
Der Gesellschaft-Hub bündelt alle gesellschaftsrechtlichen Daten Ihrer Kapitalgesellschaft (UG, GmbH, AG, SE, KGaA, GmbH & Co. KG) in einer Oberfläche. Sie pflegen Gesellschafter und ihre Anteile, dokumentieren Organe wie Geschäftsführung oder Aufsichtsrat und protokollieren Beschlüsse aus Gesellschafterversammlungen.
Was ist der Gesellschaft-Hub?
Der Hub besteht aus sechs Tabs: Gesellschafter, Anteilsübertragungen, Organe, Versammlungen & Beschlüsse, Transparenzregister und GGF-Status. Die Reihenfolge orientiert sich an der Gebrauchshäufigkeit: Gesellschafter werden regelmässig gepflegt, GGF-Status nur bei Eintritt einer geschäftsführenden Person.
Wofür brauche ich das?
Sie erfüllen die Dokumentationspflichten nach GmbHG und AktG: Gesellschafterliste, Protokolle der Versammlungen, Bestellung und Abberufung von Organen, Anteilshistorie. ZepDesk erzeugt aus den strukturierten Daten automatisch PDF-Protokolle für Jahresabschluss-Versammlungen und liefert Vorlagen für andere Beschlussarten.
So nutzen Sie den Hub
- Öffnen Sie Gesellschaft in der Sidebar. Der Hub erscheint mit dem aktiven Tab Gesellschafter.
- Pflegen Sie unter Gesellschafter alle natürlichen und juristischen Personen mit Anteil an Ihrer Firma (Stammeinlage, Anteil in Prozent).
- Buchen Sie Übertragungen unter Anteilsübertragungen. Die Historie zeigt alle Bewegungen mit Datum und Notar-Referenz.
- Erfassen Sie unter Organe die Geschäftsführer, Prokuristen oder den Aufsichtsrat (bei AG/SE/grosser GmbH).
- Im Tab Versammlungen & Beschlüsse erstellen Sie Protokolle, entweder per Wizard für die jährliche Feststellungs-Versammlung oder per Vorlage für ausserordentliche Beschlüsse.
- Klicken Sie auf PDF generieren, um aus dem Protokoll ein unterschriftsfertiges Dokument zu erzeugen.
Jahresabschluss-Versammlung
Die häufigste Versammlungsart ist die ordentliche Gesellschafterversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses (§ 42a GmbHG / § 175 AktG). ZepDesk erzeugt automatisch:
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Einladung | Datum, Ort, Tagesordnung, Frist nach § 51 GmbHG |
| Tagesordnung | Feststellung Jahresabschluss, Entlastung Geschäftsführer, Ergebnisverwendung |
| Protokoll | Anwesenheit, Beschlüsse mit Stimmverhältnissen, Unterschrift |
| Anlagen | Jahresabschluss, Lagebericht (falls Pflicht) |
Das PDF wird über den ZepDesk-Brand-Wrapper gerendert und enthält den Briefkopf Ihrer Firma.
Sichtbarkeit pro Rechtsform
- Kapges-Tabs (Gesellschafter, Anteile, Organe, Versammlungen, GGF) erscheinen nur bei Rechtsformen UG, GmbH, AG, SE, KGaA, GmbH & Co. KG.
- Transparenzregister ist auch für eingetragene Personengesellschaften relevant (§ 20 GwG) und daher immer sichtbar, sobald der Hub geöffnet wird.
Wichtige Hinweise
- Anteilsübertragungen sind nach § 15 Abs. 3 GmbHG notariell zu beurkunden. ZepDesk dokumentiert die Bewegung, ersetzt aber nicht den Notartermin.
- Bei AG/SE sind Hauptversammlungs-Beschlüsse mit qualifizierter Mehrheit notariell zu protokollieren. Die in ZepDesk erzeugten PDFs dienen nur der internen Vorbereitung.
- Die Gesellschafterliste muss bei Änderungen unverzüglich zum Handelsregister eingereicht werden (§ 40 GmbHG); ZepDesk erinnert daran, übermittelt aber nicht automatisch.
- Beschlüsse über Satzungsänderungen erfordern eine notarielle Beurkundung und Eintragung im HR. ZepDesk markiert solche Beschlüsse mit Warn-Banner.
- Personenbezogene Daten in der Gesellschafterliste sind nach DSGVO geschützt: Zugriff nur für System Manager und Verwaltung.
Rechtsgrundlagen
- § 40 GmbHG: Gesellschafterliste, Pflicht zur Einreichung
- § 42a GmbHG: Feststellung Jahresabschluss durch die Gesellschafter
- § 48 GmbHG: Gesellschafterbeschlüsse
- § 51 GmbHG: Form und Frist der Einladung zur Versammlung
- § 175 AktG: Hauptversammlung der AG
- § 15 GmbHG: notarielle Form von Anteilsübertragungen