Buchungsjournal & manuelle Buchungen
Verwalten Sie alle Buchungssätze Ihrer Firma im Buchungsjournal: Filter, Massenstorno, Status-Workflow und manuelle Buchung im Soll-Haben-Schema.
Was ist das Buchungsjournal?
Das Buchungsjournal ist die zentrale chronologische Aufzeichnung aller Buchungssätze Ihrer Firma. Jede Eingangs- und Ausgangsrechnung, jede Banktransaktion, jede AfA-Buchung und jede manuelle Buchung erzeugt hier einen Eintrag mit Buchungsdatum, Beleg, Soll- und Habenkonten sowie Betrag. Im Gegensatz zur Saldenliste sehen Sie hier jeden einzelnen Geschäftsvorfall in der Reihenfolge seiner Erfassung.
Wofür brauche ich das?
Sie nutzen das Buchungsjournal, um einzelne Buchungen nachzuvollziehen, fehlerhafte Buchungen zu stornieren, manuelle Korrekturbuchungen (z. B. Umbuchungen, Eröffnungsbilanz, Abgrenzungen) anzulegen und den Stapel für den DATEV-Export zu kontrollieren. Auch Steuerberater prüfen die Buchführung typischerweise im Journal.
So nutzen Sie das Buchungsjournal
- Öffnen Sie Buchhaltung > Buchungsjournal in der Seitenleiste.
- Filtern Sie über die Toolbar nach Status (Entwurf, Gebucht, Storniert), Zeitraum (Von/Bis) oder per Volltext-Suche nach Buchungstext, Beleg-Nummer oder Konto.
- Klicken Sie auf einen Eintrag, um Details zu sehen: Soll- und Habenkonten, Steuersatz, Beleg-Referenz und Status.
- Manuelle Buchung anlegen: Über Neue Buchung öffnen Sie das Buchungsformular. Erfassen Sie Buchungsdatum, Buchungstext, Soll- und Habenkonto, Betrag (netto) sowie optional Steuersatz und Beleg-Verweis. ZepDesk prüft die Konten gegen den hinterlegten Kontenrahmen (SKR03/SKR04).
- Stornieren einer Buchung: Markieren Sie die Buchung in der Liste, klicken Sie auf Stornieren und geben Sie einen Stornogrund an. Die Originalbuchung wird beibehalten, eine Stornobuchung mit invertierten Soll-/Haben-Werten wird ergänzt (GoBD-konform).
- Massenstorno: Wenn mehrere Buchungen gleichzeitig storniert werden sollen (z. B. nach einem fehlerhaften Import), markieren Sie sie über die Auswahl-Spalte und klicken Sie auf Massenstorno.
Wichtige Hinweise
- Soll vor Haben: Geben Sie immer zuerst das Soll- und dann das Habenkonto an. Die Summe von Soll und Haben muss identisch sein, ZepDesk prügt das beim Speichern.
- Löschen ist nicht erlaubt: Aus GoBD-Gründen können Buchungen nie gelöscht, sondern nur storniert werden. Stornobuchungen verweisen auf die Originalbuchung und bleiben in der Hash-Chain.
- Periodensperre: Liegt das Buchungsdatum in einer gesperrten Periode, sind weder Anlage noch Änderung noch Storno möglich, siehe Periodenabschluss.
- Automatische Buchungen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Banktransaktionen und AfA-Läufe erzeugen Buchungsjournal-Einträge automatisch. Eine manuelle Buchung sollte nur für Korrekturen, Umbuchungen oder Abgrenzungsposten genutzt werden.
- DATEV-Konformität: Der Stapel im Buchungsjournal entspricht dem Buchungsstapel im DATEV-Export. Achten Sie vor dem Export darauf, dass keine Entwurfs-Buchungen mehr offen sind.
Rechtsgrundlagen
- Paragraf 239 HGB: Form der Buchführung, Vollständigkeit und Richtigkeit
- Paragraf 146 AO: Zeitnahe und unveränderbare Buchung
- GoBD: Belegfunktion und Journalfunktion