Periodenabschluss (Periode sperren)
Schließen Sie Monate, Quartale und Geschäftsjahre GoBD-konform ab: Buchungssperre nach Paragraf 146 AO, Hash-Chain-Audit-Trail und Vier-Augen-Aufhebung.
Was ist der Periodenabschluss?
Der Periodenabschluss schreibt einen abgeschlossenen Zeitraum (Monat, Quartal oder Geschäftsjahr) Ihrer Buchhaltung fest. Nach dem Sperren können Buchungen, Belege, Rechnungen und Banktransaktionen mit Datum innerhalb der Periode nicht mehr verändert, gelöscht oder rückwirkend ergänzt werden. Damit erfüllt ZepDesk die GoBD-Anforderung an die Unveränderbarkeit von Buchführungsdaten.
Wofür brauche ich das?
Sie nutzen den Periodenabschluss, sobald Sie einen Monat, ein Quartal oder Ihr Geschäftsjahr als final betrachten, typischerweise nach der UStVA-Abgabe, dem Quartalsabschluss oder vor der Übergabe an Ihren Steuerberater. Die Sperre schützt Sie vor versehentlichen Änderungen und ist Voraussetzung für eine GoBD-konforme Buchführung im Sinne von Paragraf 146 AO.
So nutzen Sie den Periodenabschluss
- Öffnen Sie Buchhaltung > Periodenabschluss in der Seitenleiste.
- Prüfen Sie die Checkliste oben: Alle Belege gebucht, Bank abgestimmt, Abgrenzungen (ARAP/PRAP) und Abschreibungen (AfA) verbucht, BWA gesichtet.
- Klicken Sie auf Periode anlegen und wählen Sie Typ (Monat, Quartal oder Geschäftsjahr), eine Bezeichnung (z. B. März 2026) sowie den Zeitraum Von / Bis.
- In der Tabelle erscheint die neue Periode mit dem Status Offen. Klicken Sie auf Sperren, um die Periode festzuschreiben.
- Bestätigen Sie den Hinweis-Dialog. ZepDesk setzt abgeschlossen_am, schreibt den ausführenden Benutzer in das Audit-Log und blockiert ab sofort Änderungen an Buchungen mit Datum innerhalb der Periode.
- Soll eine bereits gesperrte Periode korrigiert werden, beantragen Sie die Aufhebung über Aufheben: der Antrag muss von einem zweiten System-Manager genehmigt werden (Vier-Augen-Prinzip).
Wichtige Hinweise
- Gilt für alle Buchungsbelege: Buchungsjournal, Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Banktransaktion, Anlagegut, Mahnung, Lieferschein, RAP, Rückstellung sowie Firmenein- und -ausgaben sind durch die Sperre geschützt.
- Aufhebung nur im Vier-Augen-Prinzip: Antragsteller und Genehmiger müssen unterschiedliche System-Manager sein. Die Begründung muss länger als 50 Zeichen sein und wird im Audit-Log gespeichert.
- System-Manager-Bypass ist dokumentationspflichtig: Ein direkter Eingriff in eine gesperrte Periode erfordert eine schriftliche Begründung mit mindestens 10 Zeichen und erzeugt einen Audit-Eintrag mit Aktion
period_bypass. - Reine Status-Updates (z. B. Bezahlt-Markierung einer Rechnung) sind nur erlaubt, wenn sie keine buchhaltungsrelevanten Felder (Betrag, Datum, Konto) verändern.
- Hash-Chain (in Vorbereitung): Jede Sperre wird perspektivisch mit der vorherigen Sperre kryptografisch verkettet, um spätere Manipulationen am Datenbestand erkennbar zu machen.
Rechtsgrundlagen
- Paragraf 146 Abs. 4 AO: Unveränderbarkeit von Buchungen
- GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019): Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form
- IDW PS 880: Prüfung von Software-basierten Buchführungssystemen (Vier-Augen-Prinzip)