Benutzer & Rollen
Benutzer einladen, Rollen zuweisen und Berechtigungen in ZepDesk verwalten.
ZepDesk ermöglicht es Ihnen, mehrere Benutzer zu Ihrem Account einzuladen und deren Zugriffsrechte über Rollen zu steuern. Die Anzahl der Benutzer ist in allen Plänen unbegrenzt.
Benutzer einladen
- Navigieren Sie zu Verwaltung → Benutzer (
/admin/users). - Klicken Sie auf Benutzer einladen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
- Wählen Sie die gewünschte Rolle aus (siehe unten).
- Klicken Sie auf Einladung senden.
Der eingeladene Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Dieser Link ist 72 Stunden gültig.
Tipp
Sie können mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig eingeben, getrennt durch Kommas.
Rollen im Überblick
ZepDesk kennt folgende Rollen, die Sie pro Benutzer aktivieren können:
| Rolle | Beschreibung | Zugriff |
|---|---|---|
| System Manager | Vollzugriff auf alle Funktionen, einschließlich Frappe Desk und Verwaltung | SPA + Desk + Systemeinstellungen |
| Verwaltung | Zugriff auf die ZepDesk-Anwendung (SPA) ohne Zugang zum Frappe Desk | Nur SPA (Rechnungen, Buchhaltung, Stammdaten) |
| Techniker | Zugriff auf Servicetickets, Wartung und Außendienst-Funktionen | Service-Modul |
| Produktionsmitarbeiter | Zugriff auf Produktionsaufträge und Stücklisten | Produktions-Modul |
| BI | Lesender Zugriff auf Business-Intelligence-Dashboards und Reports | BI/Reporting |
Rollen sind als Toggle pro Benutzer in Verwaltung → Benutzer → Rollen zuschaltbar. Mehrere Rollen sind kombinierbar.
System Manager
Benutzer mit der Rolle System Manager haben uneingeschränkten Zugriff:
- Alle ERP-Funktionen (Rechnungen, Angebote, Buchhaltung, Stammdaten)
- Firmeneinstellungen und Benutzerverwaltung
- Zugang zum Frappe Desk (Systemkonfiguration)
- API-Key-Verwaltung und Webhook-Konfiguration
- Plugin-Marketplace, ELSTER-Approvals, Audit-Log, Hardware-Monitor (exklusiv)
Achtung
Vergeben Sie die Rolle System Manager nur an Personen, die tatsächlich administrative Aufgaben übernehmen. Diese Rolle erlaubt Zugriff auf alle Systemeinstellungen.
Verwaltung
Die Rolle Verwaltung ist für den täglichen Gebrauch konzipiert:
- Rechnungen, Angebote und Mahnungen erstellen und verwalten
- Buchhaltung führen (Belege, Banktransaktionen, EÜR, UStVA)
- Kundenstammdaten pflegen
- Artikel und Lieferscheine verwalten
- Plugins einsehen (read-only), Plugins werden zentral durch Ihre Cloud-Verwaltung aktiviert
Benutzer mit dieser Rolle haben keinen Zugriff auf den Frappe Desk und können keine Systemeinstellungen ändern. Plugin-Installation und Benutzerverwaltung sind dem System Manager vorbehalten.
Steuerberater-Modus (Expert-Mode)
Orthogonal zu den Rollen können Sie pro Benutzer den Steuerberater-Modus (Expert-Mode) aktivieren. Dieser Modus blendet zusätzliche fachspezifische Felder, Spalten und Optionen in der Oberfläche ein, z. B. detaillierte Konten-, Buchungssatz- und ELSTER-Optionen. Der Schalter befindet sich im Benutzerprofil und ändert keine Berechtigungen, sondern nur die UI-Komplexität.
Berechtigungen im Detail
Berechtigungen werden auf Ebene der DocTypes (Dokumenttypen) gesteuert. Jede Rolle hat definierte Lese-, Schreib-, Erstellungs- und Löschrechte pro DocType.
| Bereich | System Manager | Verwaltung |
|---|---|---|
| Rechnungen | Lesen, Schreiben, Erstellen, Löschen | Lesen, Schreiben, Erstellen |
| Angebote | Lesen, Schreiben, Erstellen, Löschen | Lesen, Schreiben, Erstellen |
| Buchhaltung | Lesen, Schreiben, Erstellen, Löschen | Lesen, Schreiben, Erstellen |
| Firmeneinstellungen | Lesen, Schreiben | Nur Lesen |
| Benutzerverwaltung | Lesen, Schreiben, Erstellen, Löschen | Kein Zugriff |
Plugin-Marketplace (/admin/marketplace) |
Lesen, Schreiben, Installation | Nur Lesen |
ELSTER-Approvals (/admin/elster/approvals) |
Vollzugriff (Freigabe) | Kein Zugriff |
Audit-Log (/admin/audit) |
Nur Lesen | Kein Zugriff |
Hardware-Monitor (/admin/hardware) |
Nur Lesen | Kein Zugriff |
Benutzer entfernen
- Navigieren Sie zu Verwaltung → Benutzer (
/admin/users). - Klicken Sie auf den Benutzer, den Sie entfernen möchten.
- Klicken Sie auf Benutzer deaktivieren.
Hinweis
Deaktivierte Benutzer können sich nicht mehr anmelden, ihre erstellten Dokumente bleiben jedoch erhalten. Der Benutzer kann jederzeit wieder aktiviert werden.
Anzahl Benutzer
Die Anzahl der aktiven Benutzer ist in allen Tarifen unbegrenzt.