Erste Rechnung erstellen
Erstellen Sie Ihre erste Rechnung in ZepDesk: Kunde anlegen, Positionen hinzufügen, Vorschau prüfen und per E-Mail versenden.
In diesem Abschnitt erstellen Sie Ihre erste Rechnung, vom Anlegen des Kunden bis zum Versand per E-Mail.
Schritt 1: Kunde anlegen
Bevor Sie eine Rechnung erstellen, benötigen Sie einen Kunden. Navigieren Sie zu Kunden → Neuer Kunde und füllen Sie die Daten aus:
- Firmenname oder Name der Privatperson
- Adresse (Straße, PLZ, Stadt, Land)
- E-Mail-Adresse (für den Rechnungsversand)
- Optional: USt-ID, Kundennummer, Zahlungsziel
Tipp
Sie können Kunden auch direkt beim Erstellen einer Rechnung anlegen, indem Sie im Kundenfeld auf Neuen Kunden erstellen klicken.
Schritt 2: Rechnung erstellen
Navigieren Sie zu Rechnungen → Neue Rechnung oder klicken Sie auf dem Dashboard auf Neue Rechnung.
Kopfdaten ausfüllen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kunde | Wählen Sie den Kunden aus der Liste |
| Rechnungsdatum | Wird automatisch auf das heutige Datum gesetzt |
| Leistungszeitraum | Zeitraum der erbrachten Leistung |
| Zahlungsziel | Anzahl Tage bis zur Fälligkeit (z. B. 14 Tage) |
Schritt 3: Positionen hinzufügen
Klicken Sie auf Position hinzufügen und füllen Sie die Felder aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | Beschreibung der Leistung oder des Artikels |
| Menge | Anzahl der Einheiten |
| Einheit | z. B. Stück, Stunden, Pauschal |
| Einzelpreis | Netto-Preis pro Einheit |
| Steuersatz | 19 %, 7 % oder 0 % |
Sie können beliebig viele Positionen hinzufügen. Die Summen werden automatisch berechnet.
Wenn Sie Artikel in der Artikelverwaltung hinterlegt haben, können Sie diese per Schnellauswahl einfügen. Preis und Steuersatz werden dann automatisch übernommen.
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Schritt 4: PDF-Vorlage wählen
Unter Vorlage können Sie die PDF-Vorlage für diese Rechnung auswählen. ZepDesk bietet eine Standardvorlage, die Ihr Logo und Ihre Firmendaten enthält. Eigene Vorlagen können Sie unter PDF-Vorlagen erstellen.
Schritt 5: Vorschau prüfen
Klicken Sie auf Vorschau, um eine PDF-Vorschau Ihrer Rechnung zu sehen. Prüfen Sie:
- Kundendaten und Adresse
- Rechnungsnummer und Datum
- Positionen, Mengen und Preise
- Steuerbeträge und Gesamtsumme
- Bankverbindung und Zahlungsziel
Schritt 6: Rechnung versenden
Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Per E-Mail senden. ZepDesk erstellt die PDF-Datei und sendet sie als Anhang an die E-Mail-Adresse des Kunden.
Sie können vor dem Versand:
- Den E-Mail-Betreff anpassen
- Den E-Mail-Text bearbeiten
- Weitere Empfänger (CC) hinzufügen
warning Hinweis Nach dem Versand wird die Rechnung als Versendet markiert und kann nicht mehr bearbeitet werden. Bei Fehlern erstellen Sie eine Stornierung und anschließend eine neue Rechnung. :::
Zusammenfassung
Sie haben erfolgreich Ihre erste Rechnung erstellt und versendet. Im Bereich Rechnungen finden Sie weitere Details zu Stornierungen, wiederkehrenden Rechnungen und mehr.