Kunden-Stammdaten
Verwalten Sie Ihre Kunden-Stammdaten in ZepDesk, inklusive Umsatz-Analytics, CSV-Import/Export, Bulk-Deaktivierung und GoBD-konformer Sperrfrist.
Die Kunden-Verwaltung in ZepDesk ist die zentrale Stelle für alle B2B- und B2C-Kontakte, an die Sie Rechnungen, Angebote oder Mahnungen versenden. Adressdaten, Steuer-IDs und Zahlungspräferenzen werden hier einmalig gepflegt und automatisch in alle Belege übernommen.
Was sind Kunden-Stammdaten?
Ein Kunden-Datensatz enthält Pflichtangaben (Name, Adresse), optionale Felder (USt-IdNr., Steuernummer, Zahlungsziel, Skonto) und ein Aktiv-Flag. Inaktive Kunden tauchen nicht mehr in Dropdowns auf, bleiben aber in der Historie sichtbar. Pro Datensatz aggregiert ZepDesk Umsatz, offene Forderungen und das Datum der letzten Rechnung.
Wofür brauche ich das?
Sie versenden Rechnungen schneller, weil Adresse und Bezugsdaten beim Anlegen automatisch gezogen werden. Die Analytics-Ansicht zeigt Ihnen pro Kunde Umsatz, Anzahl Rechnungen und Zahlungsverhalten. Bei DSGVO-Anfragen können Sie einen Kunden vollständig pseudonymisieren; die zugehörigen Buchungen bleiben aus GoBD-Gründen erhalten.
So nutzen Sie die Kunden-Verwaltung
- Öffnen Sie Kunden in der Sidebar. Die Liste zeigt alle aktiven Kontakte mit Umsatz und letzter Aktivität.
- Klicken Sie auf Neuer Kunde und füllen Sie das Formular aus (Pflichtfelder: Name, Land).
- Pflegen Sie bei B2B-Kunden die USt-IdNr.; ZepDesk validiert sie automatisch via VIES und nutzt sie für die Zusammenfassende Meldung.
- Setzen Sie Zahlungsziel und optional Skonto-Konditionen pro Kunde, damit neue Rechnungen diese Werte vorschlagen.
- Klicken Sie einen Eintrag an, um die Detail-Ansicht mit Umsatz-Chart, Belegen und Kontakt-Historie zu sehen.
- Über Aktionen → Deaktivieren verbergen Sie einen Kunden aus den Auswahllisten, ohne ihn zu löschen.
Bulk-Operationen
- CSV-Import: Über Importieren → CSV laden Sie eine Stamm-Datei hoch (Spalten: name, adresse, plz, ort, email, ust_id).
- CSV-Export: Über Exportieren erhalten Sie die komplette Kundenliste der aktuellen Firma als UTF-8-CSV.
- Bulk-Deaktivierung: Mehrere Kunden via Checkbox markieren und über die Bulk-Bar gemeinsam deaktivieren.
Löschen vs. Deaktivieren
| Aktion | Wirkung | GoBD-Verhalten |
|---|---|---|
| Deaktivieren | Kunde verschwindet aus Dropdowns, bleibt in der Historie | Empfohlen, Belege bleiben unverändert |
| Löschen (Soft) | Datensatz wird verborgen, ist aber wiederherstellbar | Möglich, wenn keine Belege referenziert sind |
| Permanent löschen | Datensatz wird endgültig entfernt (Pseudonymisierung) | Nur bei DSGVO-Auskunft/Löschverlangen, Belege werden anonymisiert verknüpft |
Wichtige Hinweise
- Kundendaten unterliegen der GoBD-Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren ab Ende des Kalenderjahres der letzten Buchung; auch nach einem Löschverlangen müssen die Belege erhalten bleiben.
- Eine USt-IdNr. wird beim Speichern gegen VIES geprüft. Bei VIES-Ausfall bleibt der vorherige Status erhalten.
- Permanent gelöschte Kunden lassen sich nicht wiederherstellen; die Aktion erfordert eine Bestätigung im AlertDialog.
- Die CSV-Spalten-Reihenfolge muss mit der Export-Vorlage übereinstimmen, sonst werden Daten falsch zugeordnet.
- Pro Kunde lässt sich genau eine USt-IdNr. hinterlegen. Konzern-Strukturen mit mehreren IDs benötigen separate Datensätze.
Rechtsgrundlagen
- § 147 AO: Aufbewahrungsfristen (Buchungsbelege 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre)
- § 14 Abs. 4 UStG: Pflichtangaben auf Rechnungen (Name, Anschrift, Steuernummer)
- DSGVO Art. 17: Recht auf Löschung (mit Einschränkung nach Art. 17 Abs. 3 lit. b, gesetzliche Aufbewahrungspflichten)
- DSGVO Art. 20: Recht auf Datenübertragbarkeit (per CSV-Export erfüllbar)