Rechnung erstellen

Diese Anleitung beschreibt alle Optionen beim Erstellen einer Rechnung im Detail.

Neue Rechnung anlegen

Navigieren Sie zu Rechnungen → Neue Rechnung oder öffnen Sie die Command-Palette mit Strg + K und tippen "Neue Rechnung".

Kopfdaten

Kunde auswählen

Wählen Sie den Kunden aus der Dropdown-Liste. Die Adress- und Kontaktdaten werden automatisch übernommen.

Tipp

Falls der Kunde noch nicht existiert, klicken Sie auf Neuen Kunden erstellen, um ihn direkt anzulegen.

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum wird automatisch auf das aktuelle Datum gesetzt. Sie können es manuell anpassen, z. B. für Rechnungen, die rückwirkend erstellt werden.

Leistungsdatum und Leistungsende

ZepDesk speichert die Leistungserbringung in zwei separaten Feldern:

• Leistungsdatum: Tag der Leistung bzw. Beginn des Leistungszeitraums (steuerrechtlich Pflicht nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG)
• Leistungsende: nur ausfüllen, wenn die Leistung über einen Zeitraum erbracht wurde

Wird nur das Leistungsdatum ausgefüllt, erscheint auf der Rechnung "Leistungsdatum: …". Sind beide Felder befüllt, druckt ZepDesk automatisch "Berechnung für den Zeitraum vom … bis zum …".

Zahlungsziel

Legen Sie die Zahlungsfrist in Tagen fest. Häufige Werte:

Zahlungsziel	Beschreibung
7 Tage	Kurzfristiges Zahlungsziel
14 Tage	Standard für Geschäftskunden
30 Tage	Üblich bei größeren Unternehmen
Sofort fällig	Zahlung bei Rechnungsstellung

Das Fälligkeitsdatum wird automatisch berechnet und auf der Rechnung angezeigt.

Skonto

Wenn Sie dem Kunden einen Nachlass bei zügiger Zahlung einräumen wollen, befüllen Sie die Skonto-Felder im Kopfbereich:

Feld	Beschreibung
Skonto-Prozent	Nachlass in Prozent (z. B. 2 für 2 %)
Skonto-Tage	Frist in Tagen ab Rechnungsdatum, innerhalb derer der Skontoabzug gilt

Der Skonto-Eurobetrag wird automatisch aus dem Bruttobetrag berechnet und auf der Rechnung als "X % Skonto bei Zahlung innerhalb von Y Tagen (Z €)" ausgewiesen.

Positionen

Position hinzufügen

Klicken Sie auf Position hinzufügen, um eine neue Rechnungsposition anzulegen.

Feld	Pflicht	Beschreibung
Bezeichnung	Ja	Beschreibung der Leistung oder des Produkts
Menge	Ja	Anzahl (z. B. 1, 2.5, 10)
Einheit	Nein	Stück, Stunden, Pauschal, kg, m etc.
Einzelpreis	Ja	Netto-Einzelpreis in Euro
Steuersatz	Ja	19 %, 7 % oder 0 %
Rabatt	Nein	Rabatt in Prozent auf diese Position

Artikelauswahl

Haben Sie Artikel in der Artikelverwaltung angelegt, können Sie diese in der Bezeichnung auswählen. Preis, Einheit und Steuersatz werden automatisch übernommen und können bei Bedarf angepasst werden.

Positionen-Reihenfolge

Die Reihenfolge der Positionen ergibt sich aus der Eingabe. Neu hinzugefügte Positionen werden ans Ende gehängt. Wenn Sie eine andere Reihenfolge benötigen, löschen Sie die Position und legen sie an gewünschter Stelle neu an. (Drag-and-Drop-Sortierung ist derzeit nicht verfügbar.)

Steuersätze

ZepDesk berechnet die Umsatzsteuer automatisch pro Position:

Steuersatz	Anwendung
19 %	Regelsteuersatz für die meisten Waren und Dienstleistungen
7 %	Ermäßigter Satz für Lebensmittel, Bücher, Zeitschriften etc.
0 %	Steuerfreie Leistungen, innergemeinschaftliche Lieferungen (EU), Reverse Charge oder Drittland-Ausfuhren. Die genaue UStG-Kategorie (E/Z/AE/G/K) wird im E-Rechnungs-XML korrekt abgebildet

Bei gemischten Steuersätzen werden die Beträge getrennt ausgewiesen, wie gesetzlich vorgeschrieben.

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG wird auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Der entsprechende Hinweistext wird automatisch ergänzt.

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Rabatte

Rabatte können auf Positionsebene vergeben werden:

• Geben Sie den Rabatt als Prozentwert ein (z. B. 10 für 10 %)
• Der rabattierte Betrag wird automatisch berechnet
• Auf der Rechnung wird der Originalpreis durchgestrichen und der rabattierte Preis angezeigt

Anmerkungen

Im Feld Anmerkungen können Sie zusätzlichen Text einfügen, der unterhalb der Positionen auf der Rechnung erscheint. Beispiele:

• Hinweise zu Zahlungsbedingungen
• Skonto-Angebote
• Projektbezogene Informationen

Vorschau

Klicken Sie auf Vorschau, um die Rechnung als PDF zu sehen, bevor Sie sie versenden. Prüfen Sie alle Angaben sorgfältig.

Live-Preview während der Bearbeitung

Solange die Rechnung im Status Entwurf ist, wird das PDF in der rechten Spalte des Editors automatisch neu gerendert, sobald Sie ein Feld ändern. Sie sehen Layout, Steuerausweis und Summen in Echtzeit, ohne den Vorschau-Button zu drücken.

Sobald die Rechnung versendet oder bezahlt ist, wird stattdessen das eingefrorene Original-PDF angezeigt. Das gespeicherte Dokument darf aus GoBD-Gründen nicht neu generiert werden. Details siehe Live-Preview und GoBD-Compliance.

Speichern und Versenden

Als Entwurf speichern

Klicken Sie auf Speichern, um die Rechnung als Entwurf zu sichern. Entwürfe können jederzeit bearbeitet werden und erhalten noch keine endgültige Rechnungsnummer.

Per E-Mail versenden

Klicken Sie auf Per E-Mail senden:

1. Die endgültige Rechnungsnummer wird vergeben
2. Es wird ein Hybrid-PDF nach ZUGFeRD 2.3 / Factur-X 1.0.7 (PDF/A-3b) mit eingebetteter E-Rechnungs-XML generiert
3. Ein E-Mail-Dialog öffnet sich mit Betreff und Text
4. Sie können Empfänger, CC und den Text anpassen
5. Die Rechnung wird als PDF-Anhang versendet info E-Rechnung im Anhang Das versendete PDF enthält bereits die vollständige E-Rechnung im EN-16931-Format. Empfänger mit ERP- oder Buchhaltungssoftware können die Rechnungsdaten direkt aus dem PDF maschinell auslesen. Ein zusätzlicher XML-Anhang ist nicht erforderlich. :::

Wichtig

Nach dem Versand ist die Rechnung finalisiert und kann nicht mehr geändert werden. Bei Fehlern nutzen Sie die Stornierungsfunktion.

PDF herunterladen

Über PDF herunterladen können Sie die Rechnung als PDF-Datei speichern, z. B. für den postalischen Versand.

Stornierung

Um eine bereits versendete Rechnung zu korrigieren:

1. Öffnen Sie die betreffende Rechnung
2. Klicken Sie auf Stornieren
3. Es wird automatisch eine Stornorechnung (Gutschrift) erstellt
4. Erstellen Sie anschließend eine neue, korrigierte Rechnung

Die Stornorechnung referenziert die Originalrechnung und stellt die GoBD-konforme Nachvollziehbarkeit sicher. Versendete Rechnungen lassen sich grundsätzlich nicht löschen, siehe GoBD-Compliance.

Mahnwesen

Bleibt eine Rechnung über das Fälligkeitsdatum hinaus offen, können Sie aus der Rechnung heraus eine Mahnung anstoßen. Mahnungen laufen in eigenen Stufen (Zahlungserinnerung, 1./2. Mahnung, Inkasso). Details siehe Mahnungen.