XRechnung

XRechnung ist das standardisierte elektronische Rechnungsformat für den öffentlichen Sektor in Deutschland. ZepDesk unterstützt die Erstellung von XRechnungen nach dem europäischen Standard EN 16931.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat, das von Bundesbehörden, Landesbehörden und vielen kommunalen Auftraggebern vorgeschrieben wird. Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form einzureichen.

XRechnung ist nicht nur eine PDF-Datei, sondern ein strukturiertes XML-Dokument, das maschinell verarbeitet werden kann. ZepDesk erstellt sowohl die XML-Datei als auch eine menschenlesbare PDF-Darstellung.

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Wann ist XRechnung erforderlich?

• Rechnungen an Bundesbehörden (verpflichtend seit 27.11.2020)
• Rechnungen an die meisten Landesbehörden (je nach Bundesland)
• Rechnungen an kommunale Auftraggeber (zunehmend gefordert)
• Ab 2025: zunehmend auch im B2B-Bereich relevant

XRechnung in ZepDesk erstellen

Leitweg-ID eingeben

Jeder öffentliche Auftraggeber besitzt eine Leitweg-ID, die zur Zustellung der Rechnung benötigt wird. Tragen Sie diese beim Kunden oder direkt in der Rechnung ein.

Feld	Beschreibung
Leitweg-ID	Eindeutige Kennung des Rechnungsempfängers (z. B. 991-12345-67)
Bestellreferenz	Bestellnummer oder Auftragsnummer des Auftraggebers

Rechnung als XRechnung erstellen

1. Erstellen Sie eine Rechnung wie gewohnt
2. Aktivieren Sie den Schalter XRechnung
3. Füllen Sie die Leitweg-ID und ggf. die Bestellreferenz aus
4. Klicken Sie auf Vorschau, um die XML-Datei zu validieren

Validierung

ZepDesk prüft Ihre XRechnung automatisch gegen den aktuellen Standard. Folgende Prüfungen werden durchgeführt:

• Pflichtfelder vorhanden (Leitweg-ID, USt-ID, Bankverbindung)
• Korrekte Steuersatzangaben
• Gültiges XML-Format nach EN 16931 warning Wichtig Stellen Sie sicher, dass Ihre Firmendaten vollständig sind, insbesondere USt-ID und Bankverbindung. Ohne diese Angaben kann keine gültige XRechnung erstellt werden. :::

Versand

XRechnungen können Sie über folgende Wege einreichen:

• Per E-Mail: ZepDesk sendet die XML-Datei als Anhang
• ZRE/OZG-Portal: Laden Sie die XML-Datei manuell auf der Plattform des Bundes hoch
• Peppol: Elektronischer Rechnungsaustausch (geplant für eine zukünftige Version)

Häufige Fehler