Transparenzregister-Meldung (§ 19 GwG)
Pflegen Sie die wirtschaftlich Berechtigten Ihrer Firma DSGVO-konform, erhalten Sie automatische Erinnerungen und bestätigen Sie die Aktualität per Klick.
Transparenzregister-Meldung
Das Transparenzregister ist ein zentrales Register, in dem Unternehmen ihre wirtschaftlich Berechtigten offenlegen müssen. Seit 2021 sind nahezu alle GmbH, UG, AG, eG und eingetragenen Personengesellschaften meldepflichtig. ZepDesk hilft Ihnen, die Daten strukturiert zu pflegen, den Status zu prüfen und Erinnerungen zu erhalten.
Was ist das Transparenzregister?
Das Register erfasst natürliche Personen, die mittelbar oder unmittelbar mehr als 25 % der Anteile oder Stimmrechte an einer Firma halten oder vergleichbare Kontrolle ausüben. Ziel ist die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (§ 18 ff. GwG). Die eigentliche Eintragung erfolgt über transparenzregister.de. ZepDesk strukturiert nur Ihre Daten und überwacht die Aktualität.
Wofür brauche ich das?
Verstösse gegen die Mitteilungspflichten können mit Bussgeldern von bis zu 150.000 € geahndet werden (§ 56 GwG). ZepDesk hilft, das zu vermeiden: Die Daten werden zentral gepflegt, einmal jährlich erinnert die Anwendung an die Aktualisierung (§ 23 Abs. 1 GwG) und ein Status-Banner zeigt sofort, ob alles aktuell ist.
So nutzen Sie die Funktion
- Öffnen Sie Gesellschaft → Transparenzregister (in Multi-Tab-Hub als Tab erreichbar).
- Tragen Sie alle wirtschaftlich Berechtigten ein: Vorname, Name, Geburtsdatum, Wohnsitz-Land, Art und Umfang der Berechtigung.
- Setzen Sie für jeden Berechtigten den Anteil (z. B. 50 % Stimmrechte) und die Art der Kontrolle (Anteilshalter / Stimmrechte / Sonstige).
- Sichern Sie den Datensatz. ZepDesk berechnet automatisch den Status (Aktuell, Geprüft, Überfällig).
- Übertragen Sie die strukturierten Daten manuell zum Transparenzregister auf transparenzregister.de.
- Nach erfolgter Eintragung klicken Sie auf Daten weiterhin aktuell. Der Status springt auf "Geprüft" und der nächste Erinnerungstermin wird in 365 Tagen gesetzt.
Status-Banner
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktuell | Daten unverändert, letzte Bestätigung < 12 Monate |
| Geprüft | One-Click-Bestätigung erfolgt, gültig bis nächste Jahresfrist |
| Überfällig | letzte Bestätigung > 12 Monate, sofortige Prüfung nötig |
Bei Status Überfällig zeigt ZepDesk einen Warn-Banner im Dashboard und erinnert per E-Mail (Cron transparenzregister_auto_sync).
Wirtschaftlich Berechtigte
Wirtschaftlich Berechtigte sind nach § 3 GwG natürliche Personen, die
- mehr als 25 % der Kapital- oder Stimmrechte halten,
- auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben (z. B. durch Stimmbindungsverträge),
- oder als sogenannte fiktive wirtschaftlich Berechtigte (Geschäftsführer/Vorstand) angegeben werden, wenn keine andere Person die 25-%-Schwelle erreicht.
Wichtige Hinweise
- Die Eintragung im Transparenzregister erfolgt manuell durch Sie auf transparenzregister.de. ZepDesk übermittelt nicht automatisch.
- Wirtschaftlich Berechtigte enthalten personenbezogene Daten: Zugriff ist auf System Manager und Verwaltung beschränkt.
- Bei Änderungen (z. B. Anteilsübertragung, neuer Geschäftsführer) ist eine unverzügliche Aktualisierung Pflicht, nicht erst zur Jahresfrist.
- Auch bei keinen Änderungen ist eine jährliche Bestätigung der Aktualität gesetzlich vorgeschrieben.
- Die Mitteilungsfiktion über das Handelsregister entfiel zum 01.08.2021: auch Firmen, deren Gesellschafterstruktur dort öffentlich ist, müssen zusätzlich melden.
Rechtsgrundlagen
- § 19 GwG: Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister
- § 20 GwG: Mitteilungspflichten von Vereinigungen und Rechtsgestaltungen
- § 23 Abs. 1 GwG: Aktualisierung bei Änderungen, jährliche Überprüfung
- § 3 GwG: Definition wirtschaftlich Berechtigter (25-%-Schwelle)
- § 56 GwG: Bussgeldvorschriften (bis 150.000 €)