GoBD-Compliance
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen unter anderem Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit Ihrer steuerrelevanten Daten. ZepDesk setzt diese Anforderungen technisch um, sodass Sie sich darum nicht selbst kümmern müssen.
PDF-Freeze
Sobald Sie eine Rechnung, ein Angebot, einen Lieferschein oder eine Mahnung versenden, erzeugt ZepDesk das endgültige PDF und speichert es zusammen mit einem sha256-Hash. Der Hash wird in der Datenbank hinterlegt und bei jeder Anzeige verifiziert.
Folgen für Sie:
- Die Live-Preview wird für versendete Belege deaktiviert; angezeigt wird das eingefrorene Original.
- Auch wenn Sie später Stammdaten (z. B. Ihre Firmenadresse) oder Vorlagen ändern, bleibt das versendete PDF unverändert.
XML-Freeze
ELSTER-Reports werden bei der Übermittlung ebenfalls eingefroren:
- UStVA: das übermittelte XML wird hash-gesichert archiviert.
- EÜR: das übermittelte XML wird hash-gesichert archiviert.
Korrekturen erfolgen ausschließlich über eine berichtigte Erklärung als neuer, eigenständiger Vorgang.
Storno statt Löschen
Versendete Geschäftsbriefe und Buchungsbelege dürfen nach § 257 HGB und § 14b UStG nicht gelöscht werden. ZepDesk erzwingt das technisch:
| Belegtyp | Löschen versendeter Belege | Storno-Pfad |
|---|---|---|
| Rechnung | gesperrt | Stornorechnung mit Verweis auf Original |
| Mahnung | gesperrt | Storno mit Begründung |
| Lieferschein | gesperrt | Storno-Lieferschein |
| Buchungsbeleg | gesperrt | Storno-Buchung |
| Angebot | gesperrt | Ablehnen / Zurückziehen |
Bei jedem Storno wird eine Begründung verlangt, die unveränderlich im Audit-Trail mitläuft.
Period-Lock
Abgeschlossene Buchhaltungsperioden (Monat, Quartal, Jahr) können Sie unter Buchhaltung → Perioden sperren. Nach dem Sperren sind in dieser Periode keine Buchungen, Korrekturen, Importe oder Stornos mehr möglich. Eine gesperrte Periode kann nur durch einen System Manager und nur mit dokumentierter Begründung wieder geöffnet werden.
Üblicher Anwendungsfall: Sperren der Vorperiode, sobald die UStVA übermittelt wurde.
Audit-Trail
Sämtliche Änderungen an Stamm- und Bewegungsdaten werden mit folgenden Informationen protokolliert:
- Benutzer
- Zeitstempel
- Geänderter Datensatz und Feld
- Alter Wert / neuer Wert
- bei Storno: Begründungstext
Den Audit-Trail eines Datensatzes erreichen Sie über das Menü Verlauf in der Detailansicht. Der Trail selbst ist read-only und nicht löschbar.
Aufbewahrungsfristen
ZepDesk speichert alle steuerrelevanten Daten und PDFs für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 147 AO). Auch nach Kündigung Ihres Abos bleiben Sie über den Datenexport im Besitz Ihrer Daten.