Belege erfassen (Eingangsrechnungen)

ZepDesk ermöglicht die digitale Erfassung und Verwaltung Ihrer Geschäftsbelege als Eingangsrechnungen (Kreditoren/AP). Laden Sie Belege als Foto oder PDF hoch: die OCR-Erkennung extrahiert die relevanten Daten automatisch.

Hinweis zur Navigation

Die frühere generelle „Belege"-Liste wurde durch den expliziten Bereich Eingangsrechnungen ersetzt. Damit werden Eingangsrechnungen (was Sie zahlen) und Ausgangsrechnungen (was Sie schreiben) klar getrennt.

Beleg hochladen

Navigieren Sie zu Tagesgeschäft → Buchhaltung → Eingangsrechnungen (Route /receipts?type=eingang) und klicken Sie auf Neue Eingangsrechnung, um Ihren Beleg hochzuladen.

Unterstützte Formate

• PDF: Rechnungen und Quittungen als PDF-Datei
• Bilder: JPG, PNG (z. B. abfotografierte Kassenbelege)

Tipp

Fotografieren Sie Belege möglichst gerade und bei guter Beleuchtung, damit die OCR-Erkennung optimal arbeiten kann.

OCR-Erkennung

Nach dem Upload analysiert ZepDesk den Beleg automatisch und extrahiert:

Prüfen Sie die erkannten Werte und korrigieren Sie diese bei Bedarf.

Die OCR-Erkennung ist eine Hilfestellung: Sie sind für die Korrektheit der eingetragenen Werte verantwortlich. Prüfen Sie insbesondere den Betrag und den Steuersatz.

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Kategorie zuordnen

Ordnen Sie den Beleg einer Buchhaltungskategorie zu:

• Betriebskosten (Miete, Nebenkosten)
• Wareneinkauf
• Bürobedarf
• Reisekosten
• Software & IT
• Versicherungen
• Kfz-Kosten
• Bewirtungskosten
• Sonstige betriebliche Aufwendungen

Die Kategorie bestimmt die Zuordnung in der EÜR und im DATEV-Export.

Mit Banktransaktion verknüpfen

Verknüpfen Sie den Beleg mit der zugehörigen Banktransaktion:

1. Klicken Sie auf Transaktion verknüpfen
2. ZepDesk schlägt passende Transaktionen vor (basierend auf Betrag und Datum)
3. Wählen Sie die korrekte Transaktion aus
4. Die Verknüpfung wird hergestellt

So entsteht eine lückenlose Zuordnung von Beleg zu Zahlung, konform mit den GoBD-Anforderungen.

Vorsteuerabzug

Bei vorsteuerabzugsberechtigten Belegen wird der Vorsteuerbetrag automatisch berechnet und in der UStVA berücksichtigt. warning Hinweis Für den Vorsteuerabzug muss der Beleg eine ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG sein. Kassenbelege unter 250 Euro brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen mit vereinfachten Anforderungen. :::

Belegübersicht

Unter Tagesgeschäft → Buchhaltung → Eingangsrechnungen finden Sie alle erfassten Belege mit folgenden Filtermöglichkeiten:

• Zeitraum
• Kategorie
• Verknüpfungsstatus (verknüpft / nicht verknüpft)
• Lieferant
• Betrag

Aufbewahrung

Hochgeladene Belege werden revisionssicher in ZepDesk gespeichert. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt in der Regel 10 Jahre.