Firma einrichten

Beim ersten Login werden Sie automatisch zum Setup-Wizard unter /setup geleitet, einem 8-Schritt-Assistenten, der Sie GoBD- und §14 UStG-konform durch die Erstanlage Ihrer Firma führt. Voraussetzung: Es existiert noch keine aktive Firma; Trigger ist ein System-Manager-Login auf /setup.

Die acht Schritte sind:

1. Rechtsform: Auswahl aus 20 Rechtsformen
2. Adresse: Geschäftssitz und Kontaktdaten
3. Vertretung & Register: Geschäftsführung, Register-Eintrag, MoPeG-Felder
4. Steuer & Wirtschaftsjahr: Steuernummer, USt-ID, GewSt-Hebesatz, Wirtschaftsjahr
5. Bank: Bankverbindung mit IBAN/BIC
6. Module: Aktivierung von Mitarbeitern, Kasse, KSK usw.
7. Nummernkreise: Format für Rechnungs- und Belegnummern
8. Branding: Logo und Farben

Spätere Änderungen erfolgen unter Verwaltung → Firma.

Stammdaten

Firmenname

Tragen Sie den vollständigen, rechtlich korrekten Namen Ihres Unternehmens ein. Dieser erscheint auf allen Rechnungen und Dokumenten.

Adresse

Geben Sie die vollständige Geschäftsadresse ein:

Feld	Beispiel
Straße & Hausnummer	Musterstraße 42
PLZ	10115
Stadt	Berlin
Land	Deutschland

Steuerdaten

Feld	Beschreibung
USt-ID	Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z. B. DE123456789). Pflicht für Rechnungen mit Umsatzsteuer.
Steuernummer	Ihre Steuernummer vom Finanzamt (z. B. 12/345/67890). Wird auf Rechnungen und für Steuerberichte benötigt.

Falls Sie noch keine USt-ID besitzen, können Sie diese beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG ist die USt-ID optional.

:::

Rechtsform & Vertretung

Im Setup-Wizard wählen Sie zunächst die Rechtsform Ihres Unternehmens. Verfügbar sind 20 Rechtsformen:

Einzelunternehmen, eK, GbR, OHG, KG, PartG, PartGmbB, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, SE, KGaA, eG, e.V., Stiftung, gGmbH, KöR, KdöR, MoPeG eGbR und Freiberufler.

Abhängig von der Rechtsform werden anschließend die passenden Felder für Vertretung (Geschäftsführer, Vorstand, Komplementär, Inhaber) sowie der Register-Eintrag abgefragt:

• HRB: Handelsregister B (GmbH, UG, AG)
• HRA: Handelsregister A (OHG, KG, eK)
• GnR: Genossenschaftsregister (eG)
• PR: Partnerschaftsregister (PartG, PartGmbB)
• VR: Vereinsregister (e.V.)
• MoPeG eGbR: Gesellschaftsregister für eingetragene GbRs

Wirtschaftsjahr & Steuer

Im Steuer-Schritt hinterlegen Sie:

• Wirtschaftsjahr: Standardmäßig Kalenderjahr; abweichendes Wirtschaftsjahr wählbar
• Gewerbesteuer-Hebesatz: Hebesatz Ihrer Gemeinde (z. B. 400 %)
• Körperschaftsteuer-Status: nur bei juristischen Personen
• Gemeinnützigkeit / Freistellungsbescheid: für gGmbH, e.V., Stiftung; mit Aktenzeichen und Datum

Module aktivieren

Im Modul-Schritt schalten Sie die ZepDesk-Bereiche frei, die Sie tatsächlich nutzen:

Schalter	Wirkung
Hat Mitarbeiter	Aktiviert Personal-, Lohn- und Gehaltsbereich
Hat Kasse	Aktiviert Kassenbuch und TSE-Anbindung
KSK-pflichtig	Aktiviert Künstlersozialkasse-Meldungen
Lohnsteuer-Intervall	Monatlich / Vierteljährlich / Jährlich

Diese Schalter steuern, welche Menüpunkte und Pflichten in Ihrer Instanz sichtbar sind.

Branding

Im letzten Schritt definieren Sie das visuelle Erscheinungsbild Ihrer Firma:

• Primärfarbe: Hauptakzent für Buttons und Links
• Sekundärfarbe: Ergänzungsfarbe für UI-Elemente
• Akzentfarbe: Hervorhebungen in PDFs und Dashboards

Die Farben werden auf alle erzeugten PDFs (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine) sowie auf die Oberfläche angewendet.

Logo hochladen

Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch, um es auf Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen anzuzeigen.

• Unterstützte Formate: PNG, JPG, SVG
• Empfohlene Größe: mindestens 300 × 100 Pixel
• Maximale Dateigröße: 2 MB

Bankverbindung

Hinterlegen Sie Ihre Bankdaten, damit diese automatisch auf Rechnungen erscheinen:

Feld	Beschreibung
Bank	Name Ihres Kreditinstituts
IBAN	Ihre internationale Kontonummer
BIC	SWIFT/BIC-Code der Bank
tip Tipp

Sie können mehrere Bankverbindungen hinterlegen und beim Erstellen einer Rechnung die gewünschte auswählen. :::

Kontenrahmen

Wählen Sie den Kontenrahmen für Ihre Buchhaltung:

• SKR03: Standard-Kontenrahmen, am weitesten verbreitet bei kleinen Unternehmen
• SKR04: Abschlussgliederungsprinzip, häufig von Steuerberatern empfohlen

Wichtig

Der Kontenrahmen kann nach dem Anlegen der ersten Buchung nicht mehr geändert werden. Stimmen Sie die Wahl im Zweifel mit Ihrem Steuerberater ab.

Kleinunternehmerregelung

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG in Anspruch nehmen, aktivieren Sie den Schalter Kleinunternehmer.

Folgende Änderungen treten in Kraft:

• Rechnungen enthalten keine Umsatzsteuer
• Der Hinweis auf §19 UStG wird automatisch auf Rechnungen ergänzt
• Die UStVA-Funktion wird deaktiviert
• In der EÜR entfallen die Umsatzsteuer-Zeilen

Weitere Details finden Sie unter Kleinunternehmerregelung.

Rechnungsnummernkreis

Konfigurieren Sie das Format Ihrer Rechnungsnummern:

Einstellung	Beschreibung	Beispiel
Präfix	Vorangestellter Text	RE-
Jahreskennzeichen	Aktuelles Jahr einfügen	2026
Startnummer	Erste Rechnungsnummer	001
Trennzeichen	Zeichen zwischen den Bestandteilen	-

Beispielergebnis: RE-2026-001

Info

Der Nummernkreis wird pro Firma getrennt verwaltet. Jede Firma kann ein eigenes Format verwenden. Die Nummerierung ist fortlaufend und lückenlos, wie vom Finanzamt gefordert.

Einrichtung abschließen

Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Firmendaten zu sichern. Sie können alle Angaben jederzeit unter Einstellungen → Firma ändern.

Nächster Schritt

Ihre Firma ist eingerichtet. Erstellen Sie jetzt Ihre erste Rechnung.