Leads & CRM-Pipeline
Verwalten Sie Interessenten im Kanban-Board, qualifizieren Sie Leads automatisch per Lead-Score und konvertieren Sie Gewonnenes direkt zu Kunden oder Angebot.
Mit der Lead-Verwaltung in ZepDesk pflegen Sie Ihre Interessenten von der ersten Anfrage bis zum Abschluss. Das Kanban-Board zeigt alle Leads gruppiert nach Pipeline-Phase und der Lead-Score priorisiert automatisch nach Abschluss-Wahrscheinlichkeit.
Was ist die CRM-Pipeline?
Die Pipeline ist eine sechsstufige Übersicht über Ihre Interessenten: Neuer Kontakt → Qualifizierung → Angebot erstellt → Verhandlung → Gewonnen → Verloren. Jeder Lead durchläuft diese Phasen per Drag-and-Drop. Der Lead-Score (0 bis 100) hilft Ihnen, sich auf die aussichtsreichsten Kontakte zu konzentrieren.
Wofür brauche ich das?
Sie behalten den Überblick über laufende Akquise-Gespräche, vergessen keinen Follow-up und können Forecasts auf Basis der Gewichtungen pro Phase erstellen. Bei B2B-Interessenten validiert ZepDesk zusätzlich die USt-IdNr. via VIES und erhöht den Score automatisch um einen konfigurierbaren Bonus.
So nutzen Sie die Pipeline
- Öffnen Sie Interessenten in der Sidebar. Sie sehen das Kanban-Board mit den sechs Phasen-Spalten.
- Klicken Sie auf Neuer Interessent, um Stammdaten, Quelle und einen Verantwortlichen zu erfassen.
- Ziehen Sie den Lead per Drag-and-Drop in die nächste Phase, sobald sich etwas tut.
- Erfassen Sie über das Quick-Log-Popover schnell Kontakte (Anruf, E-Mail, Termin, Notiz) ohne den Detail-Dialog zu öffnen.
- Beim Drop auf Verloren erscheint ein Pflicht-Modal für den Verlustgrund, die Daten fliessen in die Pipeline-Statistik.
- Bei Gewonnen wandeln Sie den Lead mit einem Klick in einen Kunden um (Funktion In Kunde konvertieren) oder erzeugen direkt ein Angebot.
Lead-Score und Priorisierung
Der Score wird aus Regeln berechnet, die Sie pro Firma konfigurieren können (zepdesk_crm-Plugin). Beispiele für Score-Regeln:
| Kriterium | Punkte |
|---|---|
| USt-IdNr. valide (B2B-Bonus) | +30 |
| Quelle "Empfehlung" | +20 |
| Letzter Kontakt < 7 Tage | +10 |
| Keine Aktivität > 30 Tage | -15 |
Die USt-IdNr.-Validierung läuft asynchron gegen die VIES-Datenbank. Bei VIES-Ausfall bleibt der vorherige Wert erhalten (graceful degradation, keine Fehlmarkierung).
Forecast und Reporting
Der Pipeline-Forecast zeigt erwartete Umsätze pro Phase, gewichtet mit der phasenspezifischen Abschluss-Wahrscheinlichkeit. Phasen lassen sich im Plugin zepdesk_crm umbenennen, neu sortieren oder deaktivieren, ohne Daten zu verlieren.
Wichtige Hinweise
- Die Phasen sind in der Basisversion fest verdrahtet (sechs Stück); individuelle Stages benötigen das CRM-Plugin.
- Der Lead-Score wird beim Speichern automatisch neu berechnet; manuelles Setzen wird beim nächsten
before_save-Hook überschrieben. - Verlorene Leads bleiben mit Verlustgrund erhalten und fliessen in die Win-Rate-Statistik; ein endgültiges Löschen ist möglich, aber nicht empfohlen.
- USt-IdNr.-Bonus wirkt nur, wenn der Interessent-Typ "Unternehmen" gesetzt ist.
- Die VIES-Validierung ist auf etwa 50 Abfragen pro Tag pro EU-Mitgliedstaat begrenzt; bei höherem Volumen greift Caching.
Rechtsgrundlagen
- § 14a UStG: USt-IdNr.-Pflicht für innergemeinschaftliche Leistungen
- DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f: berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage für Lead-Daten in der Akquise
- DSGVO Art. 17: Löschpflicht bei verlorenen Leads, sobald keine Aufbewahrungsfrist mehr greift