Banktransaktionen

Mit der Banktransaktionsverwaltung importieren Sie Ihre Kontoauszüge, gleichen eingehende Zahlungen mit Rechnungen ab und kategorisieren Ausgaben für die Buchhaltung.

Kontoauszüge importieren

Navigieren Sie zu Tagesgeschäft → Buchhaltung → Bank und nutzen Sie auf der Bank-Hub-Seite den Button Datei importieren, um Ihre Kontoauszugsdatei hochzuladen.

Unterstützte Formate

Format	Beschreibung
CSV	Komma- oder semikolongetrennte Datei (von den meisten Banken angeboten)
MT940	SWIFT-Standardformat für elektronische Kontoauszüge
CAMT.053	ISO-20022-XML: moderner Nachfolger von MT940, von allen DE-Banken angeboten

ZepDesk erkennt das Format automatisch am Datei-Header, Sie müssen den Typ nicht manuell wählen.

Import durchführen

1. Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie Ihre Kontoauszugsdatei
2. ZepDesk erkennt das Format automatisch
3. Eine Vorschau zeigt die erkannten Transaktionen
4. Prüfen Sie die Zuordnung der Spalten (bei CSV)
5. Klicken Sie auf Importieren

Wichtig

Duplikate werden automatisch erkannt und übersprungen. Sie können Kontoauszüge bedenkenlos mehrfach importieren.

Automatischer Abgleich

Nach dem Import versucht ZepDesk, Transaktionen automatisch mit offenen Rechnungen abzugleichen. Der Abgleich basiert auf:

• Betrag: Übereinstimmung mit dem Rechnungsbetrag
• Verwendungszweck: Rechnungsnummer oder Kundenname im Buchungstext
• Kundenzuordnung: IBAN des Senders wird mit Kundendaten verglichen

Score-Hierarchie

ZepDesk bewertet jeden potenziellen Treffer mit einem Match-Score:

Score	Stufe	Kriterien	Verhalten
100	Exact-Match	Betrag + IBAN + Datum identisch	wird sofort automatisch gebucht
80	Soft-Match	Betrag + IBAN, Datum im Fenster ±7 Tage	erscheint als Vorschlag zur Bestätigung
50	Fuzzy-Match	Betrags-Toleranz ±0,05 € oder IBAN allein	erscheint als Vorschlag zur Bestätigung

Erfolgreich zugeordnete Transaktionen werden als Abgeglichen markiert. Die zugehörige Rechnung wird automatisch auf Bezahlt gesetzt.

Tipp

Je vollständiger Ihre Kundendaten (insbesondere IBAN) sind, desto besser funktioniert der automatische Abgleich.

Manuelle Zuordnung

Transaktionen, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, können Sie manuell bearbeiten:

1. Öffnen Sie die nicht zugeordnete Transaktion
2. Wählen Sie die passende Rechnung aus der Vorschlagsliste
3. Oder ordnen Sie die Transaktion einer Kategorie zu (bei Ausgaben)
4. Klicken Sie auf Zuordnen

Teilzahlungen

Wenn ein Kunde eine Rechnung in mehreren Raten bezahlt:

1. Öffnen Sie die Transaktion
2. Wählen Sie die zugehörige Rechnung
3. ZepDesk erkennt die Teilzahlung und aktualisiert den offenen Betrag
4. Die Rechnung wird erst bei vollständiger Bezahlung als Bezahlt markiert

Transaktion auf mehrere Belege aufteilen

Eine einzelne Banktransaktion können Sie anteilig auf mehrere Belege oder Rechnungen aufteilen, nützlich bei Sammelüberweisungen oder kombinierten Zahlungen:

1. Öffnen Sie die Transaktion und klicken Sie auf Aufteilen
2. Fügen Sie pro Beleg eine Aufteilungs-Zeile mit Teilbetrag und Beleg-/Rechnungs-Referenz hinzu
3. Die Summe aller Aufteilungen muss dem Gesamtbetrag der Transaktion entsprechen
4. ZepDesk speichert die Aufteilung als untergeordnete Datensätze, die getrennt in EÜR und DATEV-Export einfließen

Kategorisierung

Nicht rechnungsbezogene Transaktionen (z. B. Miete, Versicherungen, Bürobedarf) können Sie Buchhaltungskategorien zuordnen:

Kategorie	Beispiele
Betriebskosten	Miete, Strom, Internet
Bürobedarf	Papier, Druckerpatronen
Software & IT	Lizenzen, Hosting
Reisekosten	Bahn, Hotel, Mietwagen
Versicherungen	Haftpflicht, Berufshaftpflicht
Sonstige	Nicht zuordenbare Posten

Die Kategorien werden für die EÜR und den DATEV-Export verwendet.

Status-Übersicht

Status	Bedeutung
Neu	Importiert, noch nicht bearbeitet
Abgeglichen	Automatisch oder manuell einer Rechnung zugeordnet
Kategorisiert	Einer Buchhaltungskategorie zugeordnet
Eigenübertragung	Umbuchung zwischen eigenen Konten, nicht erfolgswirksam

Filter und Export

Filtern Sie Transaktionen nach Zeitraum, Status, Kategorie oder Betrag. Nutzen Sie den Export, um eine Übersicht als CSV-Datei herunterzuladen.