PDF-Vorlagen
Passen Sie Ihre Rechnungs- und Angebotsvorlagen in ZepDesk an: Logo, Farben, Fußzeile und benutzerdefinierte Variablen.
ZepDesk bietet einen integrierten Vorlagen-Editor, mit dem Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen, Angebote und Lieferscheine individuell gestalten können.
Standardvorlage
Jede neue Firma erhält eine Standardvorlage, die bereits Ihr Logo und Ihre Firmendaten enthält. Diese Vorlage können Sie direkt verwenden oder als Basis für eigene Anpassungen nutzen.
Vorlage bearbeiten
Navigieren Sie zu Einstellungen → PDF-Vorlagen und wählen Sie die zu bearbeitende Vorlage aus.
Verfügbare Einstellungen
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Logo | Position und Größe des Firmenlogos |
| Schriftart | Auswahl der Schriftart für das gesamte Dokument |
| Primärfarbe | Farbe für Überschriften und Akzente |
| Fußzeile | Freitext für die Fußzeile (z. B. Geschäftsführer, Handelsregister) |
| Kopfzeile | Optionaler Text oberhalb der Empfängeradresse |
| Seitenränder | Abstände oben, unten, links und rechts |
Fußzeile konfigurieren
Die Fußzeile erscheint auf jeder Seite und enthält typischerweise:
- Geschäftsführer/Inhaber
- Handelsregisternummer
- Bankverbindung
- Kontaktdaten
Tipp
Die Bankverbindung wird automatisch aus Ihren Firmendaten übernommen. Sie können sie in der Fußzeile zusätzlich oder alternativ anzeigen lassen.
Verfügbare Variablen
Im Vorlagen-Editor stehen Ihnen Variablen zur Verfügung, die beim Erstellen des PDFs automatisch ersetzt werden:
Firmendaten
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
firma.name |
Firmenname |
firma.adresse |
Vollständige Adresse |
firma.ust_id |
USt-Identifikationsnummer |
firma.steuernummer |
Steuernummer |
firma.telefon |
Telefonnummer |
firma.email |
E-Mail-Adresse |
Kundendaten
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
kunde.name |
Kundenname |
kunde.adresse |
Vollständige Kundenadresse |
kunde.ust_id |
USt-ID des Kunden |
Dokumentdaten
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
positionen |
Liste aller Rechnungs-/Angebotspositionen |
summe_netto |
Nettobetrag |
summe_ust |
Umsatzsteuerbetrag |
summe_brutto |
Bruttobetrag |
rechnungsnummer |
Rechnungs- oder Angebotsnummer |
datum |
Dokument-Datum |
faelligkeitsdatum |
Fälligkeitsdatum |
Pro-Firma-Vorlagen
Jede Firma kann eigene Vorlagen haben. So verwenden Sie unterschiedliche Designs für verschiedene Unternehmen oder Dokumenttypen.
- Navigieren Sie zu Einstellungen → PDF-Vorlagen
- Klicken Sie auf Neue Vorlage
- Wählen Sie die zugehörige Firma und den Dokumenttyp (Rechnung, Angebot, Lieferschein)
- Gestalten Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen
Info
Beim Erstellen einer Rechnung können Sie die gewünschte Vorlage auswählen, falls mehrere für den gleichen Dokumenttyp existieren.
Vorschau
Nutzen Sie die Vorschau-Funktion im Editor, um Änderungen sofort zu sehen. Die Vorschau zeigt die Vorlage mit Beispieldaten an.
