Dokumentation

CSV-Import von Bestandsrechnungen

Wenn Sie von einem Vorsystem auf ZepDesk umsteigen, können Sie Ihre Altbestand-Rechnungen per CSV-Import übernehmen. Die Funktion ist ausschließlich für historische Rechnungen gedacht, nicht für laufend neue Rechnungen.

Nummernvergabe beim Import

ZepDesk versucht, die Original-Rechnungsnummer aus dem Vorsystem 1:1 zu übernehmen:

Folgt die Original-Nummer dem regulären Pattern YYYY-PREFIX-NNNNN (z. B. 2023-RE-00042) und kollidiert nicht mit einer bestehenden Nummer, wird sie unverändert übernommen.
Andernfalls (abweichendes Format oder Nummern-Kollision) vergibt ZepDesk eine Nummer aus dem separaten Import-Nummernkreis im Format:
```
YYYY-IMP-NNNNNN
```
Beispiel: 2024-IMP-000017

Hintergrund: Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG muss die Rechnungsnummer eindeutig vergeben sein. Der separate -IMP--Kreis verhindert Kollisionen mit Ihren regulären Nummernkreisen und ist durch die Rechtsprechung gedeckt (vgl. BFH X B 154/03).

Die ursprüngliche Nummer aus dem Vorsystem bleibt in jedem Fall im Feld original_nummer erhalten und wird in der Rechnungsübersicht und auf der Detailseite angezeigt.

Ablauf

Navigieren Sie zu Verkauf → Rechnungen → Import.
Laden Sie die CSV-Datei hoch.
ZepDesk zeigt eine Vorschau mit den ersten Zeilen und prüft die Spalten.
Bestätigen Sie die Zuordnung.
Der Import läuft im Hintergrund; nach Abschluss erhalten Sie eine Zusammenfassung mit Anzahl importierter Datensätze und ggf. Fehlerzeilen.

CSV-Format

Der Import erwartet das sevDesk-Exportformat: UTF-8 (mit oder ohne BOM: ein vorhandenes Byte-Order-Mark wird automatisch entfernt), Trennzeichen Semikolon (;), deutsche Spaltennamen.

Pflichtspalten:

Rechnungs-Nr.;Rechnungs-Datum;Fällig am;Bezahlt am;Gesamtbetrag-Netto;Gesamtbetrag-Brutto;offener Betrag;Empfänger-KdNr;Betreff
RE-2023-0042;14.11.2023;28.11.2023;25.11.2023;1000,00;1190,00;0,00;K-1001;Beratung Q4
RE-2023-0043;20.11.2023;04.12.2023;;500,00;535,00;535,00;K-1002;Wartung November

Hinweise zum Format:

Datumsangaben im deutschen Format TT.MM.JJJJ
Beträge mit Komma als Dezimaltrenner (1190,00)
Bezahlt am leer = noch offen, gefüllt = bezahlt
Empfänger-KdNr verweist auf einen bereits in ZepDesk angelegten Kunden (Mapping über Kundennummer)

Was passiert mit den importierten Rechnungen?

Status: Bezahlt (Spalte Bezahlt am gefüllt) oder Versendet (Spalte leer)
PDF: Es wird kein PDF generiert. Importierte Rechnungen sind reine Buchungsbelege für die Übernahme in EÜR/UStVA. Die Original-PDFs aus Ihrem Vorsystem sollten Sie separat archivieren.
Buchhaltung: Beträge fließen in EÜR und UStVA des jeweiligen Rechnungsdatums ein, sofern dieses nicht durch einen Period-Lock gesperrt ist.

Korrekturen

Importierte Rechnungen sind versendete Belege und unterliegen damit denselben Regeln wie regulär erstellte Rechnungen: Sie können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden. Ein versehentlicher Komplett-Import lässt sich allerdings über einen Bulk-Storno des gesamten Import-Laufs zurückrollen, solange die Periode noch nicht gesperrt ist.