Vom Angebot zur festgeschriebenen Rechnung
In welchem Format die Rechnung beim Kunden ankommt, mit ZUGFeRD oder als XRechnung mit Leitweg-ID, steht unter E-Rechnung; wie das Blatt aussieht, unter Briefpapier und PDF-Builder.
Schlussrechnung mit Anzahlungen
In der Maske wählen Sie die Rechnungsart: Anzahlungsrechnung oder Schlussrechnung. An der Schlussrechnung kreuzen Sie die Anzahlungsrechnungen desselben Kunden an. Abgesetzt wird, was auf sie bis zur Leistung bezahlt ist, je Steuersatz mit Entgelt und Steuer, wie es § 14 Abs. 5 UStG verlangt. Dieselbe Rechnung gilt für das Blatt, die E-Rechnung, den offenen Posten und die Voranmeldung.
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| Posten | Entgelt | Steuer | Brutto |
|---|---|---|---|
| Gesamte Leistung | 12.000,00 € | 2.280,00 € | 14.280,00 € |
| abzüglich Anzahlung | 5.000,00 € | 950,00 € | 5.950,00 € |
| Zahlbetrag | 7.000,00 € | 1.330,00 € | 8.330,00 € |
Ist eine Anzahlung bis zur Leistung nur zum Teil bezahlt, setzt ZepDesk anteilig ab; eine nie bezahlte Anzahlungsrechnung setzt es nicht ab. Steht das Ergebnis einmal auf der festgeschriebenen Schlussrechnung, ändert eine spätere Zahlung es nicht mehr.
Gutschrift, Storno und Serienrechnung
- 01Gutschrift
Mindert eine Rechnung nach § 17 UStG, bei Rückgabe, Preisnachlass oder Erstattung, auch mehrmals und höchstens bis zum offenen Betrag. Ohne Bezug auf eine einzelne Rechnung, etwa für einen Jahresbonus, mit Begründung.
- 02Storno
Dreht eine festgeschriebene Rechnung ganz zurück: es entsteht eine Stornorechnung mit dem Grund darauf, und die ursprüngliche bleibt erhalten.
- 03Serienrechnung
Monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich entsteht aus einer Vorlage eine neue Rechnung als Entwurf, mit dem nächsten Leistungszeitraum. Verschicken tun Sie sie selbst.
Wenn das Geld ausbleibt: Mahnwesen
Offene Posten führt ZepDesk mit Fälligkeit, Tagen im Verzug, Gebühren und Zinsen. Jeden Montag legt ein Mahnlauf die fälligen Mahnungen als Entwurf an, eine je Kunde und Stufe; Sie prüfen und verschicken sie als PDF per E-Mail. Die nächste Stufe entsteht erst, wenn die vorige verschickt und ihre neue Zahlungsfrist von sieben Tagen abgelaufen ist.
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| Stufe | ab Tagen im Verzug | Gebühr als Vorgabe |
|---|---|---|
| 1 Zahlungserinnerung | 14 | 2,50 € |
| 2 Mahnung | 30 | 5,00 € |
| 3 Letzte Mahnung | 45 | 10,00 € |
| Inkasso | 60 | keine weitere Mahnung |
Wie eine Zahlung ihren offenen Posten findet, steht unter Bankabgleich.
Nummernkreise
Jede Dokumentart hat ihren Kreis, dazu legen Sie eigene an. Den Aufbau setzen Sie aus Jahr, Monat, Präfix und laufender Nummer zusammen; ein globales Präfix der Firma steht auf Wunsch vor jedem Kreis.
Ein neuer Aufbau eröffnet einen neuen Kreis, und keine Nummer wird zweimal vergeben.
Bisherige Nummern können Sie mitnehmen, soweit das Gesetz es erlaubt: festgeschriebene Rechnungen, ausgestellte Gutschriften, versendete Angebote und Lieferscheine sowie gebuchte oder verknüpfte Belege und Bankumsätze behalten ihre Nummer (§ 14 Abs. 4 UStG, § 146 Abs. 4 AO).
MC-2026-003RechnungMC-A-2026-004Angebot2026-LS-100001Lieferschein
Was ZepDesk dabei nicht übernimmt
Das erste Angebot schreiben.
Kunden anlegen, Angebot schreiben, in Rechnung umwandeln und festschreiben.