Software und Funktionsumfang
Für welche Rechtsformen ist ZepDesk geeignet?
Für Einzelunternehmen und Freiberufler, GbR, OHG, KG, UG, GmbH, AG, eG, Vereine und Stiftungen; eine gGmbH oder gUG als gemeinnützig markierte GmbH oder UG (mehr dazu). Der Preis richtet sich nach der Rechtsform.
Kann ich Kollegen einladen, welche Rollen gibt es?
Ja, unbegrenzt viele Benutzer, ohne Aufpreis. Sechs Rollen je Firma: Verwaltung, Buchhaltung, Vertrieb, Steuer, Nur-Lesen und Mitarbeiter. Was jede sieht und tut, steht unter Rollen und Zusammenarbeit.
Wer entscheidet steuerlich, ZepDesk oder ich?
Sie. ZepDesk erstellt Buchhaltung, Meldungen und Abschluss aus Ihren Buchungen und prüft sie; abgeben und steuerlich entscheiden tun Sie.
Welche Steuermeldungen erstellt und übermittelt ZepDesk?
Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Lohnsteuer-Anmeldung mit dem Plugin Lohn, Umsatzsteuer-Jahreserklärung, Anlage EÜR, Gewerbe-, Körperschaft- und Kapitalertragsteuer, aus den Buchungen und gegen die amtlichen Prüfregeln geprüft. Die private Einkommensteuererklärung gehört nicht dazu. Mehr unter Steuern und ELSTER.
Kann ich die E-Rechnungspflicht erfüllen?
Ja, in beide Richtungen: Versand als XRechnung oder ZUGFeRD nach der Norm EN 16931, an öffentliche Auftraggeber in Deutschland mit der Leitweg-ID aus dem Kundenprofil. Eingehende E-Rechnungen liest ZepDesk ein, prüft sie und legt einen Beleg an; gebucht wird erst nach Ihrer Prüfung. Mehr unter E-Rechnung.
Bin ich Kleinunternehmer? Geht das auch?
Ja. Beim Anlegen der Firma aktivieren Sie die Kleinunternehmer-Regelung. Alle Rechnungen werden dann ohne Mehrwertsteuer mit dem entsprechenden Hinweis ausgestellt. Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung geben Sie dann nur in Sonderfällen ab, etwa wenn Sie als Empfänger einer Leistung die Steuer nach § 13b UStG schulden; die jährliche Steuer-Vorbereitung erstellt ZepDesk trotzdem.
Welche Banken werden unterstützt?
Jede deutsche Bank, über den Kontoauszug als CSV, MT940 oder CAMT oder direkt über finAPI (PSD2). Mehr unter Bankabgleich.
Welche Plugins gibt es?
Plugins schalten Sie je Firma im Konto ein. Sieben sind im Tarif enthalten; einen eigenen Monatspreis haben ZepDesk CRM Pro (14,90 €) und ZepDesk Kassenbuch (4,90 €). Alle stehen unter Plugins.
Gibt es eine API?
Ja, eine offene REST-API mit Filtern, seitenweisem Abruf und API-Schlüsseln, die die Verwaltung anlegt. Mehr unter Integrationen.
Was kann der KI-Assistent, und welche KI steckt dahinter?
Er bereitet Buchungen und Auswertungen vor und erklärt jeden Schritt. Den Anbieter wählen Sie: Claude, ChatGPT oder ein eigener Endpunkt mit OpenAI-kompatibler Schnittstelle; ohne eigenen Zugang kann ein gemeinsamer Zugang von ZeptronIT beim selben Anbieter dienen. Über MCP verbinden Sie außerdem einen Assistenten wie Claude, der mit Ihren Rechten liest und Änderungen nur vorschlägt (Early Access). Was die KI liest, verarbeitet der gewählte Anbieter, gegebenenfalls außerhalb der EU. Mehr unter KI-Assistent.
Erstellt ZepDesk die Einnahmen-Überschuss-Rechnung automatisch?
Ja, nach den Zeilen der Anlage EÜR, mit Sonderabschreibungen, Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG und privater Nutzung betrieblicher Gegenstände; herunterladen können Sie sie als CSV.
Wie bekommt meine Kanzlei die Daten?
Am einfachsten mit einem eigenen Zugang in Ihrer Firma, ohne Aufpreis. Arbeitet sie in ihrer eigenen Software, liefert der DATEV-Export einen Buchungsstapel je Zeitraum mit Rechnungen, Belegen und Bankumsätzen. Mehr unter für Steuerkanzleien.
Macht ZepDesk Lohnabrechnung?
Ja, mit dem Plugin ZepDesk Lohn: Abrechnung mit den Sozialversicherungsbeiträgen 2026 als PDF und die Lohnsteuer-Anmeldung. SV-Meldungen und Beitragsnachweise erstellt ZepDesk, übermittelt sie aber noch nicht an die Krankenkassen; dafür fehlt die Systemuntersuchung der ITSG.
Ist ZepDesk GoBD-konform?
Ja. Buchungen werden storniert statt gelöscht, Änderungen bleiben in der Historie, Belege liegen mit Prüfsumme ab, und die Verfahrensdokumentation führen Sie mit dem Plugin Compliance. Aufbewahren müssen Sie Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO); zum Vertragsende nehmen Sie Belege, Rechnungen, Bankumsätze, DATEV-Stapel und Änderungsprotokoll mit dem Gesamt-Export mit, den Jahresabschluss als PDF.
Gibt es eine App für das Handy?
Ja, für Android bei Google Play. Die iPhone-App ist bei Apple noch in der Prüfung. Im Browser ist die Oberfläche auf dem Telefon ebenfalls nutzbar, besonders für Belegfotos und das Nachsehen von Kennzahlen.
Holding und Gruppe
Kann ich eine Holding mit ihren Töchtern in ZepDesk führen?
Ja. Jede Gesellschaft ist eine eigene Firma mit eigener Buchhaltung, und Sie wechseln mit einer Anmeldung zwischen ihnen. Die Holding führt ihre Beteiligungen mit der Überleitung nach § 8b KStG. Wie das aussieht, steht unter Holding und Gruppe.
Brauche ich dafür eine Organschaft?
Nein. Ohne Organschaft bucht jede Firma für sich, und zwischen den Firmen fließen keine Zahlen. Eine Organschaft fragt die Verwaltung des Organträgers an, und die Tochter stimmt selbst zu.
Was kostet eine Gruppe?
Pro Gesellschaft der Satz ihrer Rechtsform, ohne Nachlass für die Gruppe. Holding, Tochter und Enkelin als GmbH kosten zusammen 237 € im Monat oder 2.370 € im Jahr bei jährlicher Zahlung. Mehr im Rechenbeispiel für eine Gruppe.
Preise, Vertrag und Konto
Was kostet ZepDesk?
29 € für Einzelunternehmen, 39 € für Verein und Stiftung, 39 € für Körperschaften öffentlichen Rechts, 49 € für Personengesellschaften und 79 € für Kapitalgesellschaften, jeweils pro Monat und Firma inklusive Mehrwertsteuer. Kanzleikonditionen auf Anfrage.
Zahle ich pro Benutzer?
Nein. Benutzer, Belege und Buchungen sind je Firma unbegrenzt, auch der Zugang für den Steuerberater ist inklusive.
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Nein. ZepDesk kostet ab dem ersten Monat. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Mindestlaufzeit, und bei monatlicher Zahlung kündigen Sie zum Ende jedes Monats. Eine Demo-Firma zeigen wir Ihnen gern in einem Gespräch.
Kann ich ZepDesk heute schon nutzen?
ZepDesk ist verfügbar und im öffentlichen Early Access. Das heißt: Sie können heute produktiv damit arbeiten, neue Funktionen kommen laufend dazu und einzelne Bereiche sind noch jung.
Für wen ist der Verein-Tarif?
Für eingetragene Vereine und Stiftungen, 39 € im Monat inkl. MwSt., mit Sphären nach § 64 AO, Zuwendungsbestätigungen, Mittelverwendung, Mitgliedern und SEPA-Lastschrift. gGmbH und gUG buchen den Tarif Kapitalgesellschaft. Mehr unter Verein und Stiftung.
Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?
Über Mollie akzeptieren wir SEPA-Lastschrift, Kartenzahlung (Visa, Mastercard, AmEx), PayPal und Klarna. Zahlung auf Rechnung per Überweisung ist auf Anfrage möglich.
Gibt es einen Rabatt bei jährlicher Zahlung?
Ja. Bei Jahresabo zahlen Sie zehn statt zwölf Monaten und sparen zwei Monatsgebühren (effektiv 16,7 % Rabatt auf den Listenpreis). Der Vorteil wird automatisch im Checkout ausgewiesen.
Kann ich jederzeit kündigen?
Ja. Kündigung ist jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode möglich, unter Mein Konto, Mein Abo oder per Mail an sales@zepdesk.de. Keine Mindestlaufzeit, keine versteckten Klauseln.
Bekomme ich mein Geld zurück, wenn ich unzufrieden bin?
Eine Rückerstattung nach Vertragsschluss sehen unsere AGB nicht vor. Sie können jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode kündigen, bei monatlicher Zahlung also zum Monatsende.
Wie wechsle ich den Tarif?
Unter Mein Konto, Mein Abo. Ein Wechsel gilt sofort, zu einem teureren wie zu einem günstigeren Tarif. Den Unterschied für die restlichen Tage der Abrechnungsperiode rechnet ZepDesk anteilig aus und führt ihn auf der nächsten Rechnung als eigene Zeile, als Aufschlag oder als Gutschrift.
Gibt es Enterprise oder On-Premise?
Enterprise vereinbaren wir auf Anfrage über das Kontaktformular, etwa für Sonderkonfigurationen; den Preis nennen wir nach Umfang. ZepDesk auf Ihrer eigenen Infrastruktur zu betreiben, bieten wir derzeit nicht an.
Müssen wir Setup-Gebühren zahlen?
Nein, keiner der Tarife hat eine Einrichtungsgebühr. Bei Enterprise hängen Einrichtung und Umzug vom Umfang ab; den Preis nennen wir vorab.
Daten, Datenschutz und Wechsel
Wo liegen meine Daten?
In ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland. Belegerkennung und Diktat verarbeitet die Scaleway SAS in einem Rechenzentrum in Paris, Frankreich; Scaleway speichert die Inhalte nach eigenen Angaben nicht. KI-Anbieter wie Claude oder ChatGPT nutzt ZepDesk nur, wenn Sie einen in den KI-Einstellungen wählen oder per MCP verbinden. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird im Konto signiert.
Wie komme ich aus ZepDesk wieder heraus?
Mit dem Gesamt-Export unter Verwaltung, Firma: Belege und Rechnungen als Liste und als Originaldatei, Bankumsätze, Voranmeldungen, BWA, DATEV-Stapel und das Änderungsprotokoll. Kunden, Artikel und Konten laden Sie je Liste als CSV herunter. Nach dem Vertragsende haben Sie dafür 30 Tage.
Kann ich Daten aus meiner alten Software übernehmen?
Ja, Stammdaten, offene Posten und Belege, per CSV oder aus den Exporten von sevDesk. Buchungssätze und Salden lassen sich nicht importieren; die Eröffnungswerte buchen Sie zum Stichtag als Buchungen. Bei größeren Umzügen helfen wir beim Zuschnitt der Dateien.
Nutzt ZepDesk meine Daten für KI-Training?
Nein. Der KI-Assistent läuft nur mit dem Anbieter, den Sie in den KI-Einstellungen wählen, und nur für die jeweilige Anfrage. Belegerkennung und Diktat laufen davon getrennt bei der Scaleway SAS in Paris; auch Scaleway nutzt die Inhalte nach eigenen Angaben nicht zum Training.
Wie lange werden Backups aufbewahrt?
Tägliche Backups jeder Instanz im Objektspeicher in Falkenstein. Eine Wiederherstellung übernimmt unser Betrieb auf Anfrage, einen Abruf im Self-Service gibt es derzeit nicht. Wie lange Sicherungen aufbewahrt werden, legt die Datenschutzerklärung in Abschnitt 8 fest. Ihre eigene Aufbewahrung nach § 147 AO ersetzen sie nicht; dafür gibt es den Gesamt-Export.
Welche Subdomain bekomme ich?
Eine im Format kuerzel.zepdesk.de mit automatischem Zertifikat. Eine eigene Domain lässt sich derzeit nicht einrichten.
Wie hoch ist die Verfügbarkeit?
Während der Early-Access-Phase verfolgen wir Best-Effort-Verfügbarkeit. Die gemessene Verfügbarkeit der letzten 90 Tage je Bereich zeigt die Statusseite. SLA-Zusagen (z. B. 99,9 %) werden mit dem Übergang in den Regelbetrieb vertraglich ausgebaut.
Ist ZepDesk DSGVO-konform?
Ja. Den Auftragsverarbeitungsvertrag (DSGVO-Pflicht-Dokument nach Art. 28) bekommen Sie automatisch im Signup als PDF, fertig signiert. Ihre Daten liegen in Rechenzentren in Deutschland; Belegerkennung und Diktat verarbeitet Scaleway in Paris. KI-Anbieter wie Claude oder ChatGPT nutzt ZepDesk nur, wenn Sie einen wählen oder verbinden. Eine Löschung nach Art. 17 DSGVO verlangen Sie per E-Mail an datenschutz@zepdesk.de.
Wie ist der Zugang geschützt?
Über TLS, Passwörter nur als gesalzener Hash. Die Zwei-Faktor-Anmeldung schaltet jede Person im eigenen Profil ein, per E-Mail-Code oder Authenticator-App; für eine ganze Firma erzwingen lässt sie sich nicht.
Wie funktioniert das Löschen meiner Daten?
Sie kündigen unter Mein Konto, Mein Abo. Ihr Abo läuft bis zum Ende der bezahlten Zeit, danach haben Sie 30 Tage, um Ihre Daten zu exportieren, und Ihre Instanz wird abgeschaltet. Was mit den Daten danach geschieht, regeln § 8 Abs. 3 der AGB und Abschnitt 8 der Datenschutzerklärung. Eine Löschung nach Art. 17 DSGVO verlangen Sie bei datenschutz@zepdesk.de. Bücher und Abschlüsse müssen Sie zehn Jahre, Belege acht Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO); exportieren Sie sie deshalb vor dem Ende.
Frage nicht dabei?
Schreiben Sie an sales@zepdesk.de oder vereinbaren Sie ein Gespräch. Antwort in der Regel am nächsten Werktag.