Software und Funktionsumfang
Für welche Rechtsformen ist ZepDesk geeignet?
Für Einzelunternehmen und Freiberufler, GbR, OHG und KG, UG, GmbH und AG sowie eingetragene Vereine und Stiftungen. Steuerkanzleien verwalten mehrere Mandanten in einem Konto. Der Funktionsumfang ist überall gleich, der Preis richtet sich nach der Rechtsform.
Ist ZepDesk GoBD-konform?
Ja. Buchungen werden storniert statt gelöscht, Änderungen bleiben in der Historie, Belege liegen unveränderlich mit Hash-Kette ab, und die Verfahrensdokumentation ist abrufbar. Steuerrelevante Daten bewahren wir zehn Jahre auf (§ 147 AO).
Kann ich die E-Rechnungspflicht erfüllen?
Ja, in beide Richtungen: Versand als XRechnung oder ZUGFeRD nach EU-Norm CEN 16931 und Empfang mit Prüfung und automatischer Verbuchung.
Ersetzt ZepDesk meinen Steuerberater?
Nein. ZepDesk erstellt Buchhaltung, Meldungen und Abschluss und macht sie prüfbar. Die steuerliche Beurteilung bleibt bei Ihnen und Ihrer Kanzlei, für die es eine eigene Rolle mit Lesezugriff und Export gibt.
Gibt es eine App für das Handy?
Die Oberfläche ist auf dem Telefon nutzbar, besonders für Belegfotos und das Nachsehen von Kennzahlen. Eine eigene App aus dem Store gibt es derzeit nicht.
Was ist ZepDesk genau?
ZepDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und ERP-Software für Selbständige, Kleinunternehmer und Mittelstand in Deutschland. Sie deckt Rechnungen, Belege, Buchhaltung, deutsche Steuern (EÜR, UStVA, KSt, GewSt, E-Bilanz), Lohnabrechnung und Multi-Firmen-Verwaltung ab, alles in einer Anmeldung, ohne Modul-Einzelpreise im Self-Service-Tarif.
Bin ich Kleinunternehmer? Geht das auch?
Ja. Beim Anlegen der Firma aktivieren Sie die Kleinunternehmer-Regelung. Alle Rechnungen werden dann ohne Mehrwertsteuer mit dem entsprechenden Hinweis ausgestellt. Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt automatisch, die jährliche Steuer-Vorbereitung wird trotzdem erstellt.
Wie funktioniert eine E-Rechnung an Behörden?
Jede Rechnung können Sie per Klick im Standard-Format ausgeben, das Behörden lesen können (XRechnung oder ZUGFeRD). Mit der Leitweg-ID im Kundenprofil entsteht eine gültige E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber in Deutschland, Österreich und der EU.
Welche Steuern übermittelt ZepDesk an ELSTER?
ZepDesk erzeugt offizielles ELSTER-XML für 14 Datenarten: UStVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung), UStE (USt-Jahreserklärung), USt 1 H (Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung), Anlage EÜR, Gewerbesteuer-Erklärung, Körperschaftsteuer-Erklärung, Kapitalertragsteuer-Anmeldung, Lohnsteuer-Anmeldung, Feststellungserklärung nach § 180 AO, betriebliche Einkommensteuer (Anlage S und G), E-Bilanz (XBRL), Zusammenfassende Meldung (ZM), OSS und Grundsteuer-Feststellungserklärung. Die Datei laden Sie direkt im Mein-ELSTER-Portal hoch, alternativ übermittelt ZepDesk per ERiC direkt. Die vollständige private Einkommensteuer-Erklärung (Anlage N, KAP, V und weitere) ist nicht Teil von ZepDesk. Diese geben Sie wie gewohnt in Mein-ELSTER oder bei Ihrem Steuerberater ab.
Welche Banken werden unterstützt?
Alle deutschen Banken, weil ZepDesk auf die Standard-Export-Formate setzt, die jede Bank kann (CSV, MT940, CAMT). Sie laden die Datei einmal monatlich hoch, alle Transaktionen sind drin und werden automatisch mit Belegen verknüpft. Alternativ rufen Sie Ihre Umsätze direkt per finAPI (PSD2) ab.
Kann ich mehrere Firmen verwalten?
Ja. Jeder Tarif enthält eine Firma; weitere Firmen buchen Sie je zum Tarifpreis pro Monat hinzu (Einzelunternehmer 29 €, Verein 39 €, Personengesellschaft 49 €, Kapitalgesellschaft 79 € je weiterer Firma). Jede Firma mit eigenem Logo, eigenen Farben, eigenen Steuer-Einstellungen und eigenem Rechnungskreis. Wechsel über das Firmen-Menü oben rechts, ohne Re-Login.
Welche Plugins gibt es?
Alle Plugins sind in jedem ZepDesk-Tarif kostenlos enthalten und werden pro Firma einzeln per Klick aktiviert. Aktuell verfügbar: Kasse (POS mit Barcode-Scanner und TSE nach § 146a AO), Compliance (DSGVO-Verfahrensdokumentation und AVV-Generator), Einkauf, Inventur, Projekte und Workflow-Automation. Alle Plugins werden ausschließlich von ZeptronIT entwickelt und gewartet. Wünschen Sie ein bestimmtes Plugin? Schreiben Sie uns an plugins@zepdesk.de, wir nehmen Vorschläge in die Roadmap auf.
Gibt es eine API?
Ja. Für jeden Datensatz (Rechnung, Kunde, Beleg, Banktransaktion …) gibt es eine offene REST-API mit Filtern, Paginierung und Authentifizierung via API-Schlüssel. Für tiefere Erweiterungen gibt es zusätzlich kostenlose Plugins, die in allen Tarifen verfügbar sind.
Was kann der KI-Assistent von ZepDesk?
Der KI-Assistent erledigt Aufgaben direkt in der Software (z. B. Buchungen vorbereiten, Auswertungen erstellen, wiederkehrende Abläufe übernehmen) und erklärt dabei jeden Schritt: was er tut, warum und wie es aufgebaut ist. So nehmen Sie sich Arbeit ab und verstehen zugleich Ihre Buchhaltung, statt sie blind abzugeben. Diese Kombination aus Ausführen und Erklären ist einzigartig. Die KI selbst stellen Sie bereit (siehe „Welche KI nutzt ZepDesk?" unter Sicherheit & Daten); ohne hinterlegten Schlüssel bleibt der Assistent inaktiv, die übrige Software funktioniert unabhängig.
Erstellt ZepDesk die Einnahmen-Überschuss-Rechnung automatisch?
Ja. Rechnungen, Belege und Bankbewegungen werden automatisch in die richtigen Kategorien zugeordnet. Report als PDF oder für den Finanzamt-Upload exportierbar. Freibeträge, Sonderabschreibungen und gemischte private Nutzung werden berücksichtigt.
Wie übergebe ich Daten an den Steuerberater?
Buchhaltung → Export → "Für Steuerberater" auswählen → Zeitraum (Monat / Quartal / Jahr) → ZIP herunterladen. Enthält: alle Buchungen, Stammdaten, offene Posten, direkt in seine Software (z. B. DATEV) einlesbar.
Macht ZepDesk Lohnabrechnung?
Ja, mit allen Sozialversicherungs-Beiträgen für 2026 (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung inkl. Kinderlos-Zuschlag) und automatischer Sozialversicherungs-Meldung. Mitarbeiter anlegen, Monat abrechnen, Abrechnung als PDF plus Lohnsteuer-Datei für das Finanzamt: fertig.
Preise, Vertrag und Konto
Was kostet ZepDesk?
29 € für Einzelunternehmen, 39 € für Verein und Stiftung, 49 € für Personengesellschaften und 79 € für Kapitalgesellschaften, jeweils pro Monat und Firma inklusive Mehrwertsteuer. Kanzleikonditionen auf Anfrage.
Zahle ich pro Benutzer?
Nein. Benutzer, Belege und Buchungen sind je Firma unbegrenzt, auch der Zugang für den Steuerberater ist inklusive.
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Sie können ein Konto anlegen und mit Demo-Daten arbeiten. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Mindestlaufzeit, die Kündigung ist monatlich möglich.
Wie steht es um die Beta?
ZepDesk ist in der öffentlichen Beta. Das heißt: Funktionen kommen laufend dazu, einzelne Bereiche sind noch jung. Wer jetzt einsteigt, behält seine Konditionen dauerhaft und erhält die finale Version ohne Aufpreis.
Für wen ist der Verein-Tarif?
Für eingetragene Vereine (e. V.) und Stiftungen, für 39 € pro Monat zzgl. MwSt. Enthalten sind die 4-Sphären-Buchhaltung nach § 64 AO, Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster als PDF, der Freigrenzen-Monitor für die 50.000-€-Grenze (Regelung ab 2026) sowie Mittelverwendung und AO-Rücklagen. Die Mitglieder- und Beitragsverwaltung mit SEPA-Einzug folgt in Kürze. gGmbH und gUG bleiben im Kapitalgesellschaft-Tarif und erhalten die Gemeinnützigkeits-Funktionen dort inklusive.
Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?
Über Mollie akzeptieren wir SEPA-Lastschrift, Kartenzahlung (Visa, Mastercard, AmEx), PayPal, Klarna und Sofortüberweisung. Rechnung gegen Vorkasse ist bei Jahresabo auf Anfrage möglich.
Gibt es einen Rabatt bei jährlicher Zahlung?
Ja. Bei Jahresabo zahlen Sie zehn statt zwölf Monaten und sparen zwei Monatsgebühren (effektiv 16,7 % Rabatt auf den Listenpreis). Der Vorteil wird automatisch im Checkout ausgewiesen.
Kann ich jederzeit kündigen?
Ja. Kündigung ist jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode möglich, per Klick im Kundenportal oder per Mail an support@zepdesk.de. Keine Mindestlaufzeit, keine versteckten Klauseln.
Bekomme ich mein Geld zurück, wenn ich unzufrieden bin?
Innerhalb der ersten 14 Tage nach Abschluss: ja, vollständige Rückerstattung ohne Angabe von Gründen. Danach gilt die monatliche Kündigungsfrist.
Wie wechsel ich den Tarif?
Portal → Abo → Tarif ändern. Upgrade ist sofort wirksam, Downgrade zum Ende der Abrechnungsperiode. Die Differenz wird tagesgenau verrechnet.
Wann ist Enterprise/On-Premise das richtige Modell?
Wenn Sie die Software auf eigener Infrastruktur (z. B. im eigenen Rechenzentrum oder bei einem festgelegten Cloud-Provider) betreiben möchten oder Sonderkonfigurationen brauchen. Indikativer Mindestpreis ab 500 € pro Monat, abhängig vom Umfang. Beratung per Anfrage über das Kontaktformular.
Müssen wir Setup-Gebühren zahlen?
Im Self-Service-Tarif (Einzelunternehmer, Verein, Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft): nein. Bei Enterprise/On-Premise hängen Setup-Aufwand und Migration vom Umfang ab. Wir nennen vorab eine Festpreis-Schätzung.
Daten, Datenschutz und Wechsel
Wo liegen meine Daten?
In ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in der EU. Es gibt keine Übermittlung in Drittländer. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird im Konto signiert.
Wie komme ich aus ZepDesk wieder heraus?
Über den Datenexport: Buchungen, Belege und Stammdaten als CSV und PDF, zusätzlich der DATEV-Export. Der Export bleibt auch nach der Kündigung verfügbar.
Kann ich Daten aus meiner alten Software übernehmen?
Ja, über CSV-Import für Stammdaten und Buchungen sowie Übernahme der Eröffnungswerte. Bei größeren Umzügen helfen wir beim Zuschnitt der Dateien.
Nutzt ZepDesk meine Daten für KI-Training?
Nein. KI-Funktionen laufen nur, wenn Sie einen eigenen API-Schlüssel hinterlegen, und dann nur für die jeweilige Anfrage. Ohne Schlüssel verlässt nichts das System.
Wie lange werden Backups aufbewahrt?
Tägliche verschlüsselte Backups auf einem zweiten Standort; im Self-Service 30 Tage Aufbewahrung mit punktgenauer Wiederherstellung pro Tag. Steuerrelevante Buchhaltungs- und Rechnungsdaten werden unabhängig davon gemäß § 147 AO zehn Jahre aufbewahrt. Erweiterte Backup-Historie im Enterprise-Tarif.
Welche Subdomain bekomme ich?
Sie erhalten eine Subdomain im Format kuerzel.zepdesk.de. SSL-Zertifikate (Let's Encrypt) werden automatisch bereitgestellt und erneuert. Eine eigene Domain (z. B. buchhaltung.ihrefirma.de) können Sie auf Anfrage einrichten.
Wie hoch ist die Verfügbarkeit?
Während der Beta-Phase verfolgen wir Best-Effort-Verfügbarkeit. Monatliche Uptime-Berichte sind über die Status-Seite einsehbar. SLA-Zusagen (z. B. 99,9 %) werden mit Übergang aus der Beta vertraglich ausgebaut.
Ist ZepDesk DSGVO-konform?
Ja. Den Auftragsverarbeitungsvertrag (DSGVO-Pflicht-Dokument nach Art. 28) bekommen Sie automatisch im Signup als PDF, fertig signiert. Daten ausschließlich in der EU, keine Drittländer, Recht auf Datenlöschung per Klick im Portal.
Welche KI nutzt ZepDesk, und wer stellt sie bereit?
Sie selbst (BYOK, „bring your own key"). ZepDesk liefert den Assistenten und die Integration, betreibt aber keine eigene KI: Sie verbinden Ihren eigenen API-Schlüssel (z. B. Claude oder OpenAI) oder ein lokales bzw. selbst-gehostetes Modell. Damit wählen Sie Modell, Anbieter und Region selbst, und KI-Anfragen gehen ausschließlich an Ihren Anbieter, nicht an ZepDesk-KI-Dienste. Die OCR-Belegerkennung läuft davon getrennt auf EU-Servern. Der Assistent ist in allen Tarifen enthalten; Kosten für die KI-Nutzung entstehen direkt bei Ihrem gewählten Anbieter.
Welche Verschlüsselung nutzt ihr?
TLS 1.3 für Datenübertragung, AES-256 für Datenbanken und Backups. Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert (Argon2-Hashing). Login per E-Mail und Passwort, mit optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP).
Gibt es Zwei-Faktor-Authentifizierung?
Ja, TOTP-basiert (Google Authenticator, 1Password, Authy) im Profil aktivierbar.
Wie funktioniert das Löschen meiner Daten?
Im Portal → Konto → "Konto löschen" starten Sie den Prozess. Innerhalb von 30 Tagen werden alle persönlichen Daten unwiderruflich gelöscht. Buchhaltungs- und Rechnungsdaten müssen gesetzlich bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO); sie werden in der Zeit anonymisiert gespeichert.
Kann ich Kollegen einladen, welche Rollen gibt es?
Ja, unbegrenzt viele Benutzer, ohne Aufpreis pro Sitz. Standard-Rollen: Admin (alles), Buchhalter (Rechnungen, Belege, Bank), Steuerberater (Lese-Zugriff plus Export), Vertrieb (Rechnungen, Angebote), Lese-Zugriff (nur Berichte einsehen). Rollen sind pro Firma einstellbar.
Die vier Fragen, die am häufigsten kommen.
Kurz beantwortet, ausführlich weiter unten auf dieser Seite.
Fehlt Ihre Frage, schreiben Sie an support@zepdesk.de.
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Schreiben Sie an support@zepdesk.de oder vereinbaren Sie ein Gespräch. Antwort am nächsten Werktag.