Start / Briefpapier und PDF-Builder

Briefpapier gestalten. Pflichtangaben im Blick.

Im PDF-Builder gestalten Sie das Blatt für Rechnung, Gutschrift, Angebot, Preisliste, Lieferschein und Mahnung: Bausteine auf die Seite ziehen, Farben und Ränder festlegen, den Briefbogen vom Grafiker unterlegen. Fehlt auf einer Rechnungsvorlage eine Pflichtangabe, speichert ZepDesk sie nicht.

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Was der PDF-Builder kann

01
Fertige Gestaltungen
Sieben Gestaltungen als Ausgangspunkt: Standard, Modern, Minimalistisch, Professionell, Kreativ, Klassisch und Kompakt. Jede ist eine Gesamtvorlage mit einer PDF-Vorlage je Dokument; Sie übernehmen einzelne oder alle. Primär- und Akzentfarbe setzen Sie je Vorlage, sonst gelten die Farben Ihrer Firma.
02
Bausteine
Jede Gestaltung ist in Bausteine zerlegt: Briefkopf, Titel mit Belegnummer, Belegdaten, Einleitung, Positionstabelle, Zahlungsbedingungen mit Summen und die Fußzeile mit den Pflichtangaben. Die Mahnung hat eigene, etwa die Mahnstufe. Wie Angebot, Rechnung und Mahnung zusammenhängen, steht unter Rechnungen und Mahnwesen.
03
Eigene Elemente
Texte mit Feldern aus Beleg, Firma und Empfänger, Logo, Kästchen, Linien, Spalten, QR-Code, Zahl-QR als GiroCode, Seitenzahl, Wasserzeichen und Entwurfsstempel.
04
Seite 1 und Folgeseiten
Ränder und Ausrichtung legen Sie getrennt für die erste Seite und die Folgeseiten fest; jedes Element sagt, auf welchen Seiten es steht.
05
Vorschau mit Beispieldaten
Die Leinwand zeigt das gerenderte Blatt, keine Annäherung. Das ganze PDF über alle Seiten öffnet ein eigener Knopf.
06
Vorhandene Vorlage einlesen
Eine Vorlage als HTML mit CSS, wahlweise mit Jinja, lesen Sie ein. Vor dem Übernehmen zeigt ZepDesk, was übernommen wurde, was nicht und was Sie prüfen sollten.

Pflichtangaben, die nicht verloren gehen

Beim Speichern prüft ZepDesk die Vorlage gegen die Pflichtangaben. Fehlt eine, wird die Vorlage nicht gespeichert, und die Meldung nennt die Angabe mit Paragraf. Was geprüft wird, richtet sich nach Rechtsform und Kleinunternehmerregelung Ihrer Firma.

Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG

Name und Anschrift beider Seiten
Steuernummer oder USt-IdNr.
Datum und Nummer
Leistung
Entgelt und Steuer je Satz
bei Kleinunternehmern der Hinweis nach § 19 UStG

Geschäftsbriefe

Registergericht und Registernummer
bei GmbH und UG auch Sitz und alle Geschäftsführer
bei der AG Vorstand und Aufsichtsratsvorsitz

Angebot und Lieferschein mit eigenen Regeln, etwa dem Leistungsdatum auf dem Lieferschein.

Ein QR-Code zählt nicht als Angabe: Was nur eine Maschine lesen kann, ersetzt keine Pflichtangabe.

PDF-Builder in ZepDesk: Leinwand mit einer Rechnung aus Bausteinen, links die Bausteine, darüber die Meldung zu einer fehlenden Pflichtangabe

Dialog zum Hochladen des Briefbogens im PDF-Builder und daneben die fertige Rechnung mit unterlegtem Briefbogen

Ihr Briefbogen unter dem Blatt

Hat Ihr Grafiker einen Briefbogen als PDF gestaltet, legen Sie ihn als Grundlage unter das Blatt und setzen die Felder darauf. Beim Hochladen bereitet ZepDesk die Datei auf.

Nur darunter. Der Briefbogen liegt unter dem Inhalt und kann ihn nicht überdecken.

Aufbereitet. Fehlende Schriften werden eingebettet, Druckfarben (CMYK) umgewandelt.

Bereinigt. Skripte, Aktionen und eingebettete Dateien kommen nicht in den Beleg. Gespeichert wird nur die aufbereitete Fassung.

Was auf der Rechnung bleibt, wie auch immer sie aussieht

01
ZUGFeRD bleibt
Rechnungen bleiben ZUGFeRD-Rechnungen. Die Gestaltung ändert an der eingebetteten XML nichts, und die Umsatzsteuer je Satz auf dem Blatt kommt aus derselben Aufschlüsselung wie die XML.
02
Festgeschrieben heißt fest
Beim Festschreiben entsteht das PDF sofort und wird mit Prüfsumme abgelegt. Eine spätere Änderung am Briefpapier ändert keine festgeschriebene Rechnung.
03
Geprüft gegen das bisherige Blatt
Jede Kombination aus Dokument und Gestaltung, 43 an der Zahl, wurde aus dem Startdokument des Builders gegen das bisherige Blatt gerendert und auf bis zu elf Punkte geprüft, von Pixeln und Text über Zahl-QR und ZUGFeRD-XML bis PDF/A. Stand der Abnahme 30.09.2026: alle bestanden. In den Builder übernehmen lässt sich eine Vorlage nur, wenn ihre Kombination bestanden hat.

Was der PDF-Builder nicht macht

01
Kein PDF in Bausteine
Ein PDF wird nicht zerlegt. Ihr Briefbogen liegt als Ganzes unter dem Blatt, bearbeitbar sind die Felder darauf.
02
Kein fremder Code
Eine eingelesene Vorlage wird gelesen, nie ausgeführt. Übernommen werden Text, Felder und einfache Bedingungen, keine Filter, Makros oder eigene Logik.
03
Keine Pflichtprüfung für Mahnung, Gutschrift und Preisliste
Die Prüfung beim Speichern gibt es für Rechnung, Stornorechnung, Angebot und Lieferschein. Für Mahnung, Gutschrift und Preisliste gibt es keine eigene.

Fragen zum Briefpapier

Alle Fragen und Antworten

Wo finde ich den PDF-Builder?

Die Verwaltung Ihrer Firma findet ihn unter Verwaltung, Firma, Briefpapier. Dort wählen Sie eine Vorlage und öffnen sie im Builder. Wer welche Rolle hat, steht unter Zusammenarbeit.

Brauche ich HTML-Kenntnisse?

Nein. Bausteine und Elemente ziehen Sie mit der Maus auf die Seite. Das Einlesen einer HTML-Vorlage ist ein zusätzlicher Weg für alle, die schon eine haben.

Ändert eine neue Vorlage meine alten Rechnungen?

Nein. Festgeschriebene Rechnungen behalten das PDF, das beim Festschreiben entstanden ist. Die neue Vorlage gilt für Belege, die noch nicht festgeschrieben sind.

Ihr Briefpapier in ZepDesk.

Gestaltung wählen, Logo und Farben setzen, Briefbogen unterlegen. Die Pflichtangaben prüft ZepDesk mit.

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