Vier Rollen, klar getrennte Rechte
Rollen bestimmen, was jemand sehen und tun darf. Sie lassen sich je Firma vergeben, sodass eine Person in der Holding lesen und in der Tochter buchen kann.
Vollzugriff auf Stammdaten, Benutzer, Firmen-Einstellungen, Zahlungsmethode und Vertragsdaten. Diese Rolle richtet die Firma ein und lädt weitere Personen ein.
Buchen, Belege prüfen, Bankumsätze zuordnen, Meldungen erstellen und übermitteln. Ohne Zugriff auf Vertrags- und Zahlungsdaten des Kontos.
Belege einreichen, Zeiten erfassen, eigene Vorgänge sehen. Keine Einsicht in Löhne, Verträge oder fremde Belege.
Lesezugriff auf Buchungen, Belege und Auswertungen plus Exportrechte inklusive DATEV. Ohne Aufpreis und ohne eigenes Abonnement.
Wer darf was
Der Überblick zeigt die Standardrechte. Einzelrechte lassen sich je Benutzer nachschärfen, etwa Lesen ohne Export.
Nachvollziehbar, auch nach Monaten
Zusammenarbeit braucht Spuren. In ZepDesk bleibt jede Änderung sichtbar, ohne dass jemand Protokolle pflegen muss.
Wer hat wann was geändert, mit altem und neuem Wert. Filterbar nach Benutzer, Zeitraum und Vorgang, exportierbar für die Prüfung.
Buchungen und Belege verschwinden nicht. Korrekturen laufen als Storno mit Bezug auf das Original, wie es die GoBD verlangen.
Rechnungen und Zahlungen können ein Vier-Augen-Prinzip durchlaufen. Die Freigabe wird mit Person und Zeitpunkt dokumentiert.
TOTP für jede Rolle, für Verwaltungszugänge erzwingbar, mit Wiederherstellungscodes.
Automatisierungen bekommen eigene Schlüssel statt Benutzerkonten, jederzeit widerrufbar.
Unser Team sieht Ihre Daten nur nach Ihrer Freigabe, und jeder Zugriff wird protokolliert.
Wie die Arbeitsteilung mit der Kanzlei praktisch läuft
Im Alltag bucht die Firma selbst: Rechnungen schreiben, Belege fotografieren, Bankumsätze zuordnen. Das ist der Teil, der laufend anfällt und in ZepDesk wenige Minuten am Tag kostet. Die Kanzlei arbeitet auf demselben Datenstand, statt am Monatsende Belege einzusammeln.
Zum Abschluss übernimmt die Kanzlei die Beurteilung: Abgrenzungen, Rückstellungen, steuerliche Wahlrechte und die Erklärungen. Dafür genügt die Steuerberater-Rolle mit Lesezugriff und Export; wer lieber selbst bucht, bekommt die Buchhaltungsrolle. Beides kostet keinen Aufpreis, weil ZepDesk pro Firma abgerechnet wird.
Fehlt der Kanzlei ein Format, liefert der DATEV-Export Buchungsstapel und Stammdaten je Zeitraum. Wir empfehlen, diesen Export einmal vor dem Umzug zu erzeugen und von der Kanzlei bestätigen zu lassen.
Fragen zu Benutzern und Rollen
Kostet jeder weitere Benutzer Geld?
Nein. Benutzer, Belege und Buchungen sind je Firma unbegrenzt. Der Preis richtet sich nach der Rechtsform der Firma, nicht nach der Zahl der Köpfe.
Kann mein Steuerberater buchen?
Wenn Sie es wollen, ja: dann erhält er die Buchhaltungsrolle. Standardmäßig hat die Steuerberater-Rolle Lesezugriff und Exportrechte, was für Prüfung und Abschluss genügt.
Sehen Mitarbeitende die Löhne?
Nein. Die Rolle Mitarbeit hat keinen Zugriff auf Lohnabrechnung und Vertragsdaten. Lohnzugriff hängt an Verwaltung und Buchhaltung und lässt sich einzeln entziehen.
Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Sie deaktivieren den Benutzer. Seine Buchungen und Belege bleiben mit Namen im Audit-Log erhalten, der Zugang ist sofort gesperrt.
Lässt sich Zwei-Faktor erzwingen?
Ja, für Verwaltungsrollen kann die Zwei-Faktor-Anmeldung verpflichtend gesetzt werden. Ohne aktivierten zweiten Faktor ist dann keine Anmeldung möglich.
Was der Steuerberater sieht, was das Team sieht.
Rollen sind technisch getrennt, nicht nur vereinbart. Hier ein Vorgang aus vier Blickwinkeln.
Jeder Zugriff steht mit Benutzer und Zeitpunkt im Audit-Log.
Team und Kanzlei einladen.
Benutzer anlegen, Rolle wählen, fertig. Ihr Steuerberater bekommt seinen eigenen Zugang, ohne Zusatzkosten.