Start / Zusammenarbeit

Wer in welcher Firma was sieht und tut.

Jede Person bekommt je Firma die Rollen, die zu ihrer Aufgabe passen, und meldet sich einmal für alle ihre Firmen an. Benutzer kosten nichts extra, auch nicht der Zugang Ihrer Steuerkanzlei; bezahlt wird je Firma nach ihrer Rechtsform.

Early Access sichern Rollen im Überblick

Sechs Rollen, je Firma vergeben

Die Rechte stehen in ZepDesk an jeder einzelnen Funktion, beim Lesen wie beim Schreiben. Wem die Rolle fehlt, der bekommt die Daten weder in der Oberfläche noch über die Schnittstelle. Eine Person kann in einer Firma mehrere Rollen haben, und in jeder Firma andere.

Firmenumschalter dieser Person

Geschäftsführerin

Muster Holding GmbH
Muster Technik GmbH
Muster Service GmbH

Jede Person meldet sich einmal an. Im Firmenumschalter stehen die Firmen, in denen sie eine Rolle hat.

Die Firmen sind erfunden, wie im Demo-Konzern. Wo keine Rolle steht, erscheint die Firma für diese Person nicht.
Person	Muster Holding GmbH	Muster Technik GmbH	Muster Service GmbH
Geschäftsführerin	Verwaltung	Nur-Lesen	Nur-Lesen
Buchhalter der Technik	keine Rolle	Buchhaltung	keine Rolle
Steuerkanzlei	Steuer Nur-Lesen	Steuer Nur-Lesen	Steuer Nur-Lesen
Mitarbeiter der Service	keine Rolle	keine Rolle	Mitarbeiter

Verwaltung: Sieht alles in der Firma, auch Benutzer, Abo und Änderungsprotokoll.; Tut alles, auch Benutzer einladen, Rollen vergeben, API-Schlüssel anlegen und die Organschaft anfragen oder ihr zustimmen.
Buchhaltung: Sieht Rechnungen, Belege, Bank, Buchungen, offene Posten, Konten und BWA.; Tut buchen und stornieren, Belege kontieren, Bank abgleichen, Rechnungen schreiben, Abgrenzungen, Rückstellungen und AfA buchen, Perioden sperren, DATEV-Export.; Nicht dabei Voranmeldung, Jahresabschluss und Steuererklärungen.
Vertrieb: Sieht Kunden, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und den Einkauf.; Tut Kunden pflegen, Angebote, Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine schreiben.; Nicht dabei Belege, Bank und Buchungen.
Steuer: Sieht Voranmeldungen, ELSTER, Jahresabschluss, EÜR, Körperschaft- und Gewerbesteuer und BWA.; Tut Meldungen erstellen, prüfen und freigeben, den Abschluss aufstellen, die Offenlegungsdatei erzeugen, DATEV-Export.; Nicht dabei Rechnungen, Belege, Bankumsätze und Buchungen; dafür zusätzlich Nur-Lesen oder Buchhaltung.
Nur-Lesen: Sieht alles in der Firma, auch Benutzer, Abo und Änderungsprotokoll.; Tut nichts, außer eigene Einstellungen und Support-Anfragen.
Mitarbeiter: Sieht nichts von der Firma.; Die Rolle ist dafür gedacht, dass ein Plugin Beschäftigten ihre eigene Lohnabrechnung zeigt. Eine solche Ansicht gibt es noch nicht.

Hat eine Person in einer Firma mehrere Rollen, darf sie dort, was eine davon erlaubt. Lohn und Kassenbuch sowie Teile von CRM Pro und Compliance bedient heute nur die Verwaltung, auch für Nur-Lesen sind sie noch gesperrt. Stand der Rechte: 02.10.2026.

Welche Rollen Ihre Kanzlei braucht, um Meldungen und Abschluss zu erstellen oder auch selbst zu buchen, steht auf der Seite für Steuerkanzleien.

Mehrere Firmen, eine Anmeldung

Holding und Töchter, Verein und Betrieb oder die Firmen mehrerer Mandanten: Jede Firma bleibt buchhalterisch getrennt, mit eigenem Kontenrahmen, eigenem Steuerprofil und eigenen Rollen. Gewechselt wird über den Firmenumschalter, ohne neue Anmeldung.

Rollen gelten nur in ihrer Firma. Wer in der Holding Verwaltung ist, hat in der Tochter nur die Rolle, die ihm dort gegeben wurde.

Firmen verschiedener Kunden. Lädt ein Mandant Ihre Kanzlei ein, steht seine Firma im selben Umschalter wie die Firmen der übrigen Mandanten. Ein eigenes Abo braucht die Kanzlei dafür nicht.

Organschaft nur durch die Verwaltung. Eine Organschaft anfragen, ihr zustimmen, sie beenden und die Zahlen des Kreises abrufen darf nur die Rolle Verwaltung der jeweiligen Firma; Nur-Lesen sieht sie.

Holding und Töchter in ZepDesk

Nachvollziehbar, auch nach Monaten

Wo mehrere Personen arbeiten, braucht es Spuren. In ZepDesk bleibt jede Änderung sichtbar, ohne dass jemand Protokolle pflegen muss.

Änderungsprotokoll

Wer hat wann was geändert, mit altem und neuem Wert, filterbar und als CSV exportierbar. Einsehen dürfen es Verwaltung und Nur-Lesen.

Storno statt Löschung

Gebuchte Belege und Buchungen verschwinden nicht. Korrekturen laufen als Storno mit Bezug auf das Original, wie es die GoBD verlangen.

Freigaben

Mit dem Plugin ZepDesk Workflow durchlaufen Vorgänge eine Freigabe nach Ihren Regeln, mit Vertretung. Die Entscheidung steht mit Person und Zeitpunkt fest.

Zugriff im Supportfall

Bei einer Störung, einem Sicherheitsvorfall oder auf Ihre Anweisung kann sich unser Betrieb auf Ihre Instanz aufschalten, ohne im Einzelfall um Ihre Freigabe zu bitten (Datenschutzerklärung, Abschnitt 7a.3). Wer sich dabei als Benutzer anmeldet, nennt einen Grund, und die Anmeldung wird bei uns protokolliert. Auskunft gibt es unter datenschutz@zepdesk.de.

Zwei-Faktor-Anmeldung, API-Schlüssel, Hash-Kette und Aufbewahrung stehen unter Sicherheit und GoBD.

Fragen zu Benutzern und Rollen

Alle Fragen und Antworten

Kostet jeder weitere Benutzer Geld?

Nein. Benutzer, Belege und Buchungen sind je Firma unbegrenzt. Der Preis richtet sich nach der Rechtsform der Firma, nicht nach der Zahl der Köpfe.

Kann meine Kanzlei buchen?

Wenn Sie es wollen, ja: Dann bekommt sie neben Steuer die Rolle Buchhaltung. Abgrenzungen, Rückstellungen und AfA bucht nur, wer Buchhaltung hat; Meldungen und Abschluss erstellt, wer Steuer hat.

Sieht die Holding die Buchhaltung ihrer Töchter?

Nur, wer in der Tochter selbst eine Rolle hat, etwa Nur-Lesen. Eine Rolle in der Holding gibt in der Tochter keine Rechte. Was über eine Organschaft zwischen den Firmen fließt, steht unter Holding und Gruppe.

Sehen Beschäftigte die Löhne?

Nicht mit der Rolle Mitarbeiter: Sie sieht von der Firma nichts, auch keine Lohnabrechnungen. Den Lohn bedient heute nur die Verwaltung: Steuer und Nur-Lesen sehen den Menüpunkt, die Seiten des Plugins Lohn lassen sie aber noch nicht zu.

Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?

Die Verwaltung löscht den Benutzer. Seine Zuordnung zu den Firmen endet sofort, auch im Firmenumschalter. Die Einträge im Änderungsprotokoll bleiben stehen.

Lässt sich Zwei-Faktor erzwingen?

Nicht für alle Benutzer einer Firma. Jede Person schaltet sie im eigenen Profil ein, mit Code per E-Mail oder aus einer Authenticator-App.

Team und Kanzlei einladen.

Die Verwaltung lädt per E-Mail ein und wählt je Firma die Rollen. Angemeldet wird zentral über app.zepdesk.de, ohne Zusatzkosten je Benutzer.

Early Access sichern Für Steuerkanzleien