ZepDesk Buchhaltungssoftware
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Start / Für Verein und Stiftung

Buchhaltung für Verein und Stiftung.

Bildet ZepDesk Sphären, Zuwendungen und Mittelverwendung ab? Ja. Jede Rechnung und jeder Beleg trägt seine Sphäre, die Übersicht rechnet je Sphäre, und der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb wird laufend an der Freigrenze gemessen. Für e.V. und Stiftung 39 € im Monat.

Gemeinnützigkeit in ZepDesk: Freistellungsbescheid, Freigrenze des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs und die Übersicht der vier Sphären

Vier Sphären, und was jede steuerlich bedeutet

Ideeller Bereich
§ 14 AO, kein Umsatz
Typischechte Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse
Körperschaft- und Gewerbesteuerfrei
Satz, den ZepDesk vorschlägtkeiner, es ist kein steuerbarer Umsatz
Vermögensverwaltung
§ 14 Satz 3 AO
TypischZinsen, Vermietung
Körperschaft- und Gewerbesteuerfrei
Satz, den ZepDesk vorschlägt7 % für steuerpflichtige Leistungen; die Vermietung von Grundstücken ist meist steuerfrei
Zweckbetrieb
§§ 65 bis 68 AO
TypischKursgebühren, Eintritt zu eigenen Veranstaltungen
Körperschaft- und Gewerbesteuerfrei
Satz, den ZepDesk vorschlägt7 %; der Regelsatz, wenn Sie am Dokument den Wettbewerbsfall nach § 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a Satz 3 UStG ankreuzen
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
§ 64 AO
TypischSpeisen und Getränke beim Vereinsfest, Werbung
Körperschaft- und Gewerbesteuernur, wenn die Einnahmen aller Geschäftsbetriebe die Freigrenze übersteigen; dann je 5.000 € Freibetrag
Satz, den ZepDesk vorschlägtder Regelsatz; ein ermäßigter Satz aus anderem Grund, etwa für Lebensmittel, bleibt möglich
Freigrenze 50.000 € im Jahr, einschließlich Umsatzsteuer§ 64 Abs. 3 AO in der Fassung ab 2026. ZepDesk misst die Einnahmen der Sphäre an Rechnungen und Belegen; tragen sie keine Sphäre, ersatzweise an den Bankeingängen, und sagt das dazu.
Den Satz setzt ZepDesk an einer neuen Rechnung, an der noch keiner steht; an einem Beleg der Einnahmenseite erscheint er nur als Hinweis. Ob eine Leistung ohnehin steuerfrei ist, etwa nach § 4 UStG, entscheiden Sie am Dokument. Gebucht wird wie in jeder Firma, mit EÜR oder Bilanz, siehe Buchhaltung.

Beispiel: das Jahr eines Sportvereins

Der Verein ist erfunden, seine Zahlen auch. Er trägt an jeder Rechnung und jedem Beleg die Sphäre ein; die Übersicht der Gemeinnützigkeit zeigt dann für 2026:

Einnahmen 2026 nach Sphären
SphäreWoher das Geld kommtEinnahmenFolge
Ideeller BereichBeiträge von 205 Mitgliedern, Spenden mit Zuwendungsbestätigung28.400,00 €steuerfrei
VermögensverwaltungZinsen auf die Rücklage410,00 €steuerfrei
ZweckbetriebGebühren für Schwimmkurse12.300,00 €steuerfrei bei Körperschaft- und Gewerbesteuer
Wirtschaftlicher GeschäftsbetriebSommerfest, Speisen und Getränke18.500,00 €37 % der Freigrenze, keine Körperschaft- und Gewerbesteuer

Hätte der Verein in seinen Geschäftsbetrieben 56.000 € eingenommen und dabei 8.200 € Überschuss erzielt, läge er über der Freigrenze. ZepDesk rechnet dann die Körperschaftsteuer auf den Überschuss: 8.200 € minus 5.000 € Freibetrag nach § 24 KStG ergibt 3.200 €, davon 15 % sind 480,00 € und 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf 26,40 €. Für die Gewerbesteuer gilt ebenfalls ein Freibetrag von 5.000 €. Wer was an das Finanzamt abgibt, steht unter Steuern und ELSTER.

Mitglieder, Zuwendungen, Rücklagen

Mitglieder führen Sie mit Beitragsklassen; ZepDesk stellt die Jahresbeiträge als Soll und erzeugt für die SEPA-Basislastschrift eine Sammeldatei, die Sie im Onlinebanking einreichen. Zuwendungsbestätigungen entstehen nach amtlichem Muster, einzeln oder als Sammelbestätigung je Zuwendendem und Jahr, mit dem Betrag in Worten.

Rücklagen nach § 62 AO legen Sie mit Frist an; für die freie Rücklage schlägt ZepDesk einen Betrag vor, höchstens ein Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung und zehn Prozent der übrigen zeitnah zu verwendenden Mittel. Für die Mitgliederversammlung gibt es den Kassenbericht als PDF, nach Sphären gegliedert.

Mittelverwendung in ZepDesk: zweckgebundene Rücklage mit Frist, Vorschlag für die freie Rücklage und Kassenbericht

Auch für gGmbH und gUG

Das kleine g ist keine eigene Rechtsform. Sie legen die Firma als GmbH oder UG an und markieren sie als gemeinnützig, eine gemeinnützige eG ebenso. Dann gelten die Sphären, die Freigrenze, Zuwendungsbestätigungen und Rücklagen wie beim Verein, und daneben bleibt der Jahresabschluss nach HGB Pflicht. Den Freibetrag von 5.000 € nach § 24 KStG gibt es für eine gemeinnützige Kapitalgesellschaft nicht; ZepDesk rechnet ohne ihn. Gebucht wird der Tarif Kapitalgesellschaft zu 79 € im Monat, die Funktionen der Gemeinnützigkeit sind darin enthalten.

Die Pflichten einer Kapitalgesellschaft beschreibt die Seite UG, GmbH und AG, den Weg zum Abschluss die Seite Jahresabschluss.

Was ZepDesk dabei nicht übernimmt

Keine Entscheidung über die Gemeinnützigkeit.

Sie erkennt das Finanzamt an. ZepDesk bildet den Status ab, den Ihr Freistellungsbescheid nennt.

Keine Körperschaftsteuererklärung mit Anlage Gem als Datei.

Die Steuer des Geschäftsbetriebs rechnet ZepDesk, die Erklärung einer gemeinnützigen Körperschaft entsteht noch nicht elektronisch.

Kein Einzug der Beiträge.

Die Lastschriftdatei reichen Sie selbst bei Ihrer Bank ein.

Verein einrichten.

Datum und Aktenzeichen des Freistellungsbescheids eintragen, Sphäre je Dokument vorgeben, Mitglieder anlegen. Für e.V. und Stiftung 39 € im Monat.

Early Access sichern Belege mit Sphäre erfassen