Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Nutzung von ZepDesk. Stand: 2026-07-14
§ 1 Geltungsbereich, Anbieter
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen ZeptronIT UG (haftungsbeschränkt), Geschäftsführer Leon Marzoll, Möhlbarg 12, 23911 Harmsdorf (nachfolgend „Anbieter“) und dem jeweiligen Vertragspartner (nachfolgend „Kunde“) über die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform ZepDesk, erreichbar unter zepdesk.de.
(2) Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.
§ 2 Vertragsgegenstand
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden ZepDesk als mandantenfähige SaaS-Lösung für ERP- und Buchhaltungsfunktionen über das Internet zur Verfügung. Die konkrete Leistungsbeschreibung ergibt sich aus dem gewählten Tarif (siehe Preise unter /pricing) und etwaiger Add-Ons.
(2) Der Anbieter betreibt ZepDesk auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Hosting-Partner ist Hetzner Online GmbH.
§ 3 Vertragsschluss
(1) Durch Absenden des Signup-Formulars gibt der Kunde ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Vertrag kommt mit Bestätigung durch den Anbieter (spätestens mit Bereitstellung der Instanz) zustande.
(2) Die Nutzung ist ab Vertragsschluss kostenpflichtig. Ein kostenloser Testzeitraum wird derzeit nicht angeboten. Der Vertrag ist monatlich kündbar, es besteht keine Mindestlaufzeit.
(3) Verträge kommen ausschließlich in deutscher Sprache zustande. Der Vertragstext wird vom Anbieter gespeichert und ist dem Kunden im Kundenportal („Mein Konto“) jederzeit abrufbar.
§ 4 Entgelte, Zahlungsbedingungen
(1) Die Entgelte richten sich nach dem gewählten Tarif und werden – je nach Wahl des Kunden – monatlich oder jährlich im Voraus in Rechnung gestellt. Sofern nicht anders ausgewiesen, verstehen sich alle Preise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer von derzeit 19 %. Der Anbieter ist umsatzsteuerpflichtig (USt-IdNr.: DE463716484).
(2) Die Zahlung erfolgt automatisch per SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder anderen über Mollie bereitgestellten Methoden. Mit Vertragsschluss erteilt der Kunde ein entsprechendes Mandat zur wiederkehrenden Abbuchung.
(3) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, die Nutzung zu sperren („Suspendierung“) und nach Ablauf einer Nachfrist von 30 Tagen den Vertrag außerordentlich zu kündigen (siehe § 8).
§ 5 Leistungsumfang, Verfügbarkeit (SLA)
(1) Der Anbieter gewährleistet eine durchschnittliche Jahresverfügbarkeit der Plattform von 99,5 %, bezogen auf das Kalenderjahr. Nicht in die Verfügbarkeit einberechnet werden: geplante Wartungen, höhere Gewalt, Ausfälle beim Hosting-Provider, Störungen bei Dritten (z. B. Mollie) und Ausfälle, die der Kunde oder seine Nutzer zu vertreten haben.
(2) Der Anbieter führt Wartungsarbeiten nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (werktags 09:00 – 18:00) durch und kündigt diese rechtzeitig im Kundenportal an.
(3) Bei Unterschreitung der zugesicherten Verfügbarkeit gewährt der Anbieter auf Anfrage eine zeitanteilige Gutschrift („SLA-Credit“) nach Maßgabe der Service-Level-Details unter /features.
§ 5a KI-Assistent
(1) ZepDesk enthält einen KI-gestützten Assistenten („KI-Assistent"), der den Kunden bei der Nutzung der Software unterstützt (z. B. Beantwortung von Fragen, Erstellen von Entwürfen, Vorschlagen von Buchungen, Ausführen von Bedienschritten). Der KI-Assistent ist ein technisches Hilfsmittel; er ersetzt keine fachkundige Prüfung durch den Kunden.
(2) Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ausgaben des KI-Assistenten stellen keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) und keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) dar. Sie sind automatisiert erzeugte, unverbindliche Informationen und Vorschläge ohne Prüfung des Einzelfalls. Für die steuerliche und rechtliche Beurteilung seines Einzelfalls bleibt der Kunde selbst verantwortlich und hat erforderlichenfalls einen Angehörigen der steuerberatenden oder rechtsberatenden Berufe hinzuzuziehen.
(3) Prüfpflicht. KI-generierte Inhalte können unrichtig, unvollständig oder veraltet sein. Der Kunde ist verpflichtet, KI-Ausgaben vor ihrer Verwendung — insbesondere vor dem Auslösen von Buchungen, dem Versand von Dokumenten und vor Übermittlungen an Behörden — auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. § 9 (Haftung) bleibt unberührt; für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde KI-Ausgaben ungeprüft übernimmt, haftet der Anbieter nicht, soweit gesetzlich zulässig.
(4) Autonom-Modus. Der Kunde kann den KI-Assistenten optional in einen Modus versetzen, in dem dieser Aktionen ohne Einzelbestätigung ausführt („Autonom-Modus"). Die Aktivierung erfolgt durch den Kunden nach gesondertem Warnhinweis in der Anwendung. Im Autonom-Modus ausgeführte Aktionen gelten als Handlungen des Kunden. Übermittlungen an Behörden (z. B. ELSTER) sind vom Autonom-Modus ausgenommen und erfordern stets eine ausdrückliche Freigabe.
(5) Verfügbarkeit / Drittanbieter. Der KI-Assistent nutzt Sprachmodelle und Dienste Dritter. Eine bestimmte Verfügbarkeit, Antwortqualität oder ununterbrochene Nutzbarkeit des KI-Assistenten ist nicht geschuldet; die Kernfunktionen der Software bleiben auch ohne KI-Assistent nutzbar. Der Kunde bindet den Sprachmodell-Anbieter über eine eigene Anmeldung/einen eigenen Zugangsschlüssel ein (BYOK); Vertragspartner für diese Drittleistung ist der Kunde, dessen Bedingungen insoweit ergänzend gelten.
(6) Kennzeichnung. Interaktionen mit dem KI-Assistenten sind als solche gekennzeichnet (Transparenz nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 — KI-VO).
§ 6 Pflichten des Kunden
(1) Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform nur vertragsgemäß zu nutzen. Insbesondere darf er:
- keine rechtswidrigen, urheberrechtsverletzenden, beleidigenden oder sittenwidrigen Inhalte speichern oder verbreiten;
- keine Schadsoftware, Spam oder automatisierte Anfragen verursachen, die die Plattform oder andere Kunden beeinträchtigen könnten;
- keine technischen Sicherheitsmaßnahmen umgehen oder zu umgehen versuchen;
- keine übermäßige Last erzeugen, die die Ressourcen anderer Mandanten beeinträchtigt.
(2) Der Kunde ist für die Wahl sicherer Passwörter und deren Geheimhaltung selbst verantwortlich. Er hat sich unverzüglich zu melden, wenn er einen unbefugten Zugriff auf seinen Account feststellt.
(3) Der Kunde bleibt Eigentümer seiner in die Plattform eingestellten Daten.
§ 7 Datenschutz, Auftragsverarbeitung
(1) Die Parteien schließen mit Vertragsschluss einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Dieser ist unter /avv abrufbar und Bestandteil dieser AGB.
(2) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten nach Maßgabe seiner Datenschutzerklärung (/datenschutz).
§ 8 Laufzeit, Kündigung
(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit mit der vereinbarten Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich). Er kann vom Kunden jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode gekündigt werden. Die Kündigung kann im Kundenportal („Mein Konto → Abo“) mit einem Klick ausgelöst werden.
(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt beiden Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei erheblichem Zahlungsverzug (> 30 Tage) oder bei schwerwiegendem Verstoß gegen § 6.
(3) Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden einen Daten-Export in einem maschinenlesbaren Format für 30 Tage bereit („Grace-Periode“). Danach erfolgt die endgültige Löschung aller Kundendaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
§ 9 Haftung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und der Höhe nach beschränkt auf den vertragstypischen vorhersehbaren Schaden, höchstens jedoch auf den Betrag der innerhalb der letzten 12 Monate vor dem schadensauslösenden Ereignis vom Kunden gezahlten Nutzungsentgelte.
(3) Eine Haftung für Datenverluste ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand begrenzt, der bei regelmäßiger und zumutbarer Datensicherung durch den Kunden eingetreten wäre. Der Anbieter empfiehlt dringend regelmäßige eigene Backups; automatische Backups des Anbieters ersetzen keine eigene Datensicherung.
§ 10 Änderungen dieser AGB
(1) Der Anbieter kann diese AGB mit angemessener Vorankündigung (mind. 30 Tage) ändern. Die Änderungen werden dem Kunden per E-Mail und im Portal angekündigt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen, gelten die neuen AGB als akzeptiert; andernfalls endet der Vertrag zum nächstmöglichen Termin unter Erstattung anteiliger Vorauszahlungen.
§ 11 Marken- und Nutzungsrechte
(1) „ZepDesk" ist eine eingetragene Wortmarke des Anbieters. Das ZepDesk-Logo, der Markenauftritt sowie sämtliche Produktbezeichnungen, die mit „ZepDesk" beginnen oder diese Marke enthalten, sind Eigentum des Anbieters und genießen marken- und urheberrechtlichen Schutz.
(2) Der Kunde erhält für die Laufzeit des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an der Plattform und deren Kennzeichen zum vertragsgemäßen Gebrauch. Keine weiteren Rechte werden eingeräumt; insbesondere ist es dem Kunden untersagt, die Marke ZepDesk oder daraus abgeleitete Zeichen in eigener Firmen- oder Produktnamensbildung, in Domains, in Meta-Tags, in SEO-Keywords oder in werbender Weise ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Anbieters zu verwenden.
(3) Die im Rahmen von Platform-Service-Leistungen (§ 12) für den Kunden erstellten Customization-Artefakte (Konfigurationen, Print-Vorlagen, Zusatzmodule) bleiben hinsichtlich des kundenindividuellen Inhalts im Nutzungsrecht des Kunden. Generische Code-Bausteine oder Plattform-Verbesserungen kann der Anbieter in die allgemeine Plattform übernehmen.
(4) Für Verstöße gegen Absatz (2) behält sich der Anbieter die Geltendmachung aller gesetzlich zustehenden Ansprüche vor (Unterlassung, Auskunft, Schadensersatz).
§ 12 Platform-as-a-Service (PaaS) und Customization
(1) ZepDesk ist nicht nur eine SaaS-Anwendung, sondern eine Platform-as-a-Service: Der Kunde erhält eine für ihn betriebene, mandantenfähige Plattform, die auf Wunsch individuell angepasst werden kann (eigene Datenmodelle, Reports, Integrationen, Erweiterungsmodule, White-Labeling).
(2) Standard-SaaS-Leistungen (Betrieb, Updates, Backup, Standard-Support) sind in den Tarifen enthalten. Individuelle Anpassungen, Deployments, Code-Arbeiten sowie priorisierter Custom-Support erfordern den Abschluss eines separaten Platform-Service-Vertrags (PSV), abrufbar unter /platform-service. Dieser regelt Leistungsumfang, Stundensätze, Reaktionszeiten und Haftung der Customization-Leistungen.
(3) Der Anbieter hat aus technischen Gründen und zur Betriebssicherung SSH- und Datenbank-Zugriff auf die jeweilige Kunden-Instanz (Details: Datenschutzerklärung Abschnitt 7a). Dieser Zugriff wird ausschließlich für Wartung, Störungsbeseitigung oder auf Anweisung des Kunden genutzt und ist vollständig im Audit-Log protokolliert. Der Kunde kann jederzeit Einsicht verlangen.
§ 13 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Bei Verträgen mit Verbrauchern gelten die zwingenden Verbraucherschutzvorschriften des Landes, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat.
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist – soweit gesetzlich zulässig – Lübeck.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.
Vom Vertragsschluss bis zur Kündigung.
Rechtstexte sind kein Selbstzweck: Jede Fassung ist versioniert, datiert und nachvollziehbar. Der Ablauf dahinter in vier Schritten.
Verbindlich ist die oben angegebene Fassung mit ihrem Gültigkeitsdatum.