Fragen zur E-Rechnungspflicht
Alle Fragen und AntwortenWer muss E-Rechnungen empfangen können?
Unternehmen in Deutschland müssen strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich entgegennehmen können. Der Empfang ist die erste Pflicht, der verpflichtende Versand folgt gestaffelt. ZepDesk deckt beide Richtungen ab.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format, das öffentliche Auftraggeber in Deutschland in der Regel verlangen. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, das Menschen wie Maschinen lesen können. Beide erfüllen die Norm EN 16931.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, weil sich die Daten nicht strukturiert auslesen lassen. Für Umsätze bis Ende 2026 darf es mit Zustimmung des Empfängers noch verschickt werden, bis Ende 2027, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr 800.000 € nicht überstiegen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). ZepDesk verschickt ohnehin jede Rechnung als ZUGFeRD-PDF.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, denn eine Rechnung ist ein Buchungsbeleg (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO), und zwar im Format, in dem sie kam: bei einer E-Rechnung die XML. ZepDesk legt das Original mit Prüfsumme ab; ein festgeschriebenes PDF samt XML ändert sich nicht mehr.
Aus Ihrer Rechnung wird ein maschinenlesbarer Datensatz.
Links tippen Sie wie immer, rechts stehen die Felder der Norm EN 16931 mit ihren Nummern, so wie ZepDesk sie in die XML schreibt.
Die Nummern sind die der Norm. ZepDesk füllt die Felder aus den Angaben, die Sie ohnehin erfassen.
Was ZepDesk dabei nicht übernimmt
E-Rechnung heute einrichten.
Kunden anlegen, Format und Leitweg-ID hinterlegen, die erste Rechnung festschreiben und versenden.