Start / Belegerfassung

Wie ein Beleg ohne Abtippen ins System kommt.

Foto oder PDF hochladen, ins Fenster ziehen oder per E-Mail an ein Postfach schicken, das Sie mit ZepDesk verbunden haben. Bei einer E-Rechnung kommen die Werte aus der XML; bei Foto und Scan erkennt ZepDesk Datum, Betrag, Steuersatz, Lieferant und Rechnungsnummer und schlägt ein Konto vor. Sie prüfen statt zu tippen.

Early Access sichern Die drei Wege hinein

Eingangsrechnung mit automatisch ausgelesenen Feldern in ZepDesk

Drei Wege hinein, drei Arten zu lesen

Ein Beleg kommt als Upload, als Stapel vieler Dateien oder als Anhang aus Ihrem Postfach. Gelesen wird er auf eine von drei Arten, die Sie je Upload wählen können.

E-Rechnung: XRechnung oder ZUGFeRD liest ZepDesk direkt aus der XML, ohne zu raten, E-Rechnung.

Erkennung von ZepDesk: Datum, Betrag, Steuersatz, ausgewiesene Steuer, Lieferant, Rechnungsnummer und ein Konto mit Angabe, wie sicher der Vorschlag ist. Verarbeitet bei der Scaleway SAS in Paris.

Ihr eigenes Modell oder keine Erkennung: mit Ihrem hinterlegten KI-Zugang, oder Sie tippen selbst, etwa bei einem Eigenbeleg.

Lernen mit Ihrer Bestätigung: korrigieren Sie bei einem Lieferanten immer wieder dasselbe Feld, schlägt ZepDesk eine Regel vor. Sie gilt erst, wenn Sie sie bestätigen.

Ordnung, die einer Prüfung standhält

01
Prüfsumme und Protokoll
Jede Datei wird mit einer SHA-256-Prüfsumme abgelegt, jede Änderung am Beleg steht im Änderungsprotokoll, mit dem Inhalt vorher und nachher.
02
Verknüpfung mit der Bank
Kommt der Beleg nach der Zahlung, prüft ZepDesk beim Hochladen sofort, ob eine offene Bankzeile zu ihm passt, Bankabgleich.
03
Kein Beleg doppelt
Dieselbe Mail ergibt keinen zweiten Beleg, auch wenn sie erneut abgeholt wird, und ein doppelter Klick beim Hochladen auch nicht.

Gebuchter Beleg in ZepDesk mit Steuerkategorie, Konto und der verknüpften Banktransaktion

Fragen zur Belegerfassung

Alle Fragen und Antworten

Muss ich Papierbelege aufbewahren?

In der Regel nicht. Nach dem ersetzenden Scannen dürfen Papierbelege vernichtet werden, wenn die Digitalisierung dem Verfahren der GoBD folgt, das Abbild bildlich übereinstimmt und keine Vorschrift das Original verlangt (GoBD Rz. 140). ZepDesk protokolliert Erfassung und Änderungen.

Erkennt die Software auch schlechte Fotos?

Kontrast und Schärfe helfen. Was die Erkennung nicht sicher lesen kann, bleibt leer, statt geraten zu werden, und Sie tragen es nach.

Kann ich Belege per E-Mail einsenden?

Ja. Die Verwaltung verbindet Ihre eigenen Postfächer, etwa rechnung@ Ihrer Domain, per IMAP mit ZepDesk. Je Postfach legen Sie fest, von welchen Absendern und welche Dateitypen übernommen werden und ob das von selbst geschieht oder per Knopf.

Beleg rein, Felder erkannt.

Die Texterkennung liest die Angaben aus dem Beleg und schlägt die Kontierung vor. Sie prüfen, statt zu tippen.

Kopf einer Eingangsrechnung der Muster GmbH an Habermann und Söhne mit Rechnungsnummer M1675, Ausschnitt aus der Demo-Aufnahme

Beleg aus der Demo-Aufnahme

LieferantMuster GmbH

Konto, Vorschlag6815 Bürobedarf

RechnungsnummerM1675

Was nicht sicher erkannt ist, bleibt leer, statt geraten zu werden.

Was ZepDesk dabei nicht übernimmt

Kein Beleg ohne Ihre Prüfung. Das Ergebnis der Erkennung ist ein Vorschlag; eine Buchung entsteht erst, wenn Sie den Beleg übernehmen.

Kein Postfach von uns. ZepDesk holt Mails aus Postfächern ab, die Sie selbst betreiben; eine eigene Empfangsadresse vergibt es nicht.

Keine Entscheidung über das Papier. Ob Sie ein Original nach dem Scannen vernichten dürfen, hängt an Ihrem Verfahren; ZepDesk protokolliert nur Erfassung und Änderungen.

Ersten Beleg hochladen.

Konto anlegen, Foto ins Fenster ziehen, Vorschlag prüfen und übernehmen.

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